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新官上任,不超載工作法 EMBA雜誌編輯部/文



 

你剛獲得升遷,成為新主管,在收到許多道賀之後,你遇到了一個困難:你的行事曆上沒有空檔。
 
長期擔任企業高階主管的肯妮爾(Christian Kinnear)發現,新主管常會犯一個致命的錯誤:想把所有事情都做好。他們既想把自己的職責做好,也想隨時協助部屬。
 
她在快速企業雜誌(Fast Company)上指出,新上任的主管想要免於筋疲力盡,可以採取以下五個方法:
 
1.學會如何說「不」。向共事者說「不」,可能讓你心裡不好受,但如果一直對別人的要求說「好」,你的待辦事項清單只會越來越長,而這些事情卻不見得是你或團隊的核心職責。記得:說「不」會讓你有更多時間做重要的工作。
 
下次有一個專案、請求或機會出現時,思考這件事的「急迫性」與「重要性」何在。如果兩者皆低,記得說「不」,因為這件事完全不值得花時間;如果兩者皆高,則要安排時間去做,而且要優先做。
 
至於「急迫性」低,但是「重要性」高的事情,同樣要做,只是排在兩者皆高的事情後面,並儘快找時間做;相反地,「急迫性」高,但是「重要性」低的事情,如果有時間的話可以做,否則就授權出去。
 
2.慎重選擇要參加哪一個會議。參加太多會議只會降低你的工作效率。決定要不要參加一個會議前先問:這個會議是否有清楚的討論議題?你是不是為這個會議增加價值的最好人選?有沒有可能用電子郵件或訊息,就可以取代開會?
 
3.定期檢視行事曆。每隔一段時間,對你的行事曆按下「重新開機」鍵,有些預定行程可能已經失去必要性,以鳥瞰全局的觀點分析,哪些事情是真正需要你做的,哪些是你的員工就能做好的。
 
4.不要讓收件匣成為待辦事項清單。當你成為主管,你收到的電子郵件只會變多,不會變少。所以,如果你一直以來都讓電子郵件收件匣,成為你的待辦事項清單,請立刻停止這樣做。 
 
肯妮爾會將工作清單分為人、企業文化、產品、銷售,以及工作表現,讓自己在安排時間時,能夠平均給予不同面向注意力。
 
5.授權工作的目標,而不是內容。授權應該會節省你的時間,但是如果沒做對,可能會浪費很多時間。
 
授權時不要緊緊牽著部屬的手,否則他們不會覺得自己是工作的主導者,反而會更常問你不必要的問題,例如,他們有沒有做對。授權目標時,只給部屬一些大原則,他們才不會預期沿路有你一步一步地指路,而會自己想辦法達成。
 
肯妮爾強調,當一個人太累的時候,不可能有最好的工作表現。「一天工作十五小時,並不會讓一個人成為好主管。」她說。 

 

(本文共1113字) 出處:EMBA雜誌385期 2018/9
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