如何應對年後離職潮

Q

我們是一家中小型企業，員工人數不多。平常都還好，但每次過年後，都會出現一波離職潮。一年一度的大換血，讓公司陷入不斷訓練新員工的循環，甚至影響到了公司的經營與發展。面對每年一次的年後離職潮，我們該如何應對？

A

當我們碰到年後離職潮時，許多人會採取的行動是，針對離職員工進行離職原因分析。然而，這其實是一項常見的迷思。根據我的經驗，離職原因分析對處理員工離職議題的幫助不大，因為員工決定離職已經是既定的事實了，而且離職原因的分析結果往往不夠精確，難以當作參考。

年後離職潮就像生病發燒，它是一個「現象」，一個已經發生的事情。員工今天離職了，公司才去研究「離職」這個發燒症狀，本身意義不大。找出發燒的真正根因，才是比較重要的事情。
 

此外，離職原因分析的挑戰在於，員工通常不會告訴公司自己離職的真正原因。舉例來說，我們常聽到，人資人員問員工為什麼要離職時，員工回答：「想要出國進修。」這位員工是真的想要出國進修嗎？應該不是，但因為這個理由沒有任何利害衝突，不會讓談話的場面變得火爆，所以對方選擇這麼說。
 

在管理上，離職率是一個很嚴重的落後指標。當一位員工在年後提出離職時，不太可能是突然下定決心的。事實上，在這之前，離職的想法已經在他心中醞釀了一段時間。因此，若想避免年後離職潮一再發生，我們應該要以預防勝於治療的心態，來面對這項議題。
 

從起心動念到遞出辭呈
 

一位員工從產生離職的念頭，到真正遞出

辭呈之間，大致可分為六個步驟：一、起心動念；二、猶豫、考慮；三、內心做出決定；四、尋找工作；五、找到工作；六、提出辭職。
 

在這個過程中，最好的預防點是落在前三個步驟，也就是「內心下定決心前」、「還在猶豫時」，甚至是在「起心動念之前」，就應該開始預防。許多主管可能會運用慰留的方式，設法挽回員工的心，但如果等到對方已經做了決定，離職過程已經進到後面三個步驟時，再用慰留來補救，其實並沒有什麼效果。
 

因此，預防行動需要長時間的醞釀，你不能在離職潮出現的前兩、三個月才來思考，該如何預防員工離職，這時候已經太慢了。主管平時就應該多觀察，員工是否起了離職的念頭。例如，部屬放在辦公室的私人物品是不是漸漸減少、最近會不會電話一響，就離開座位到外面去接、對很多事情都抱著無所謂的態度、開始教同事如何處理自己的工作，或是異常請假等。
 

要注意的是，觀察這些重點的角色不在人力資源部門，而是在於主管，因為他才是和員工朝夕相處的人。一般來說，主管每天至少都會和員工待在一起八個小時，因此，當你發現一些和以往不一樣的現象出現時，就應該主動出擊，多和部屬聊一聊。若是小公司，人力資源部門可能還可以看出一些異常；但若公司規模一大，人很多，人力資源部門根本看不到這些現象。
 

相較之下，人力資源部門比較能做的是，透過客觀的調查來找出員工離職原因。例如，在調查某個部門的員工滿意度後，將該部門的離職率，和滿意度調查結果進行相關分析。
 

你和部屬的交情夠深嗎？
 

若主管發現員工有了想離職的念頭，這時，不妨先客觀地問自己下列兩個問題：一、你和這位部屬的交情如何？也就是說，你認為自己在該員工的心目中，佔了多少份量；二、一旦這位員工離職，會對公司造成多大的影響？
 

根據這兩項要素，你可以畫出一個簡單的四方位矩陣，幫助自己釐清，在面對不同的員工時，應該採取哪些行動：

1.交情不好，離職衝擊也小的員工
 

若想要離職的部屬是落在左下角的區域，屬於和你交情不好，離職也不會對公司造成太大衝擊的員工，那就順其自然地接受他的離開。

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