首頁 > 人力資源 > 如何讓員工在面談時敞開心胸
中華人力資源管理協會常務顧問王冠軍主答 / 編輯部撰文

如何讓員工在面談時敞開心胸

EMBA雜誌376期 / EMBA雜誌編輯部
2017.12.25

 

Q
每年年底,我們公司都會要求主管,和員工進行一對一的績效面談。不過,每當我問部屬,有沒有哪裡需要幫助時,很多人卻總是只說場面話,不願意講出真正的想法。因此,即使進行了面談,他們的行為往往還是和過去一樣。績效面談該怎麼談,才能讓部屬敞開心胸與我對話?

 

A

當你通知部屬,明天下午兩點到兩點十五分,要到會議室進行績效面談,這時,員工心裡一定會想,十五分鐘能談得多深入?他知道你只是要應付公司規定,趕緊打個分數好交差了事。若是這種情況,那員工當然不會想在績效面談時,敞開心胸與你對話了。

 

想要改善這個問題,建議主管不妨運用以下一個心態、一個原則,以及一個技巧來處理。

 

1.一個心態

當教練,而不是法官
 

如果主管是抱著檢討部屬過錯,幫對方評個評等的心態,就是不小心讓自己變成了法官(manager as a judge)。法官的工作就是指出你的過錯,再根據這些過失判你幾年徒刑。若你以法官的姿態和員工談績效,不斷數落他的不是,那部屬會從一開始,就將耳朵、鼻子、眼睛關起來,拒絕和你溝通。
 

因此,主管應該要轉變心態,不是當一位法官,而是當一位教練(manager as a coach)。教練的角色是,雖然面談的最後,我還是得告訴部屬他的評等是什麼,但重點不是分數,而是怎麼讓對方變得更好。
 

舉例來說,教練型主管在進行績效面談時,會詢問員工:「假設我們現在是在做下一次的年終績效考核,你覺得自己明年的表現,會比今年更好嗎?」員工可能會告訴你,若環境不改變的話,應該很難做到。這時,主管就可以繼續追問對方:「你覺得我能做哪些事,幫助你做得更好?」
 

在問這個問題時,你應該要讓部屬了解,你們正站在同一條船上。主管要告訴對方,由於他是部門的一份子,因此,他做得好,整個部門的表現就會出色;整個部門的表現出色,就代表主管做得很好。因為部門績效就等於主管個人的績效。
 

當部屬感覺到,你是發自內心地想要幫助他時,可能就會鬆口,告訴你他真正遇到的問題,或需要的協助是什麼,有可能是資源不夠、人力不足,或是太多限制行動的規定等等。
 

主管和部屬之間的溝通,不是光靠嘴巴,而是要靠「心」來交談。許多主管都以為,員工不會發現自己是在敷衍他們,事實上,你到底有沒有用心,部屬在心裡看得一清二楚。
 

舉例來說,有些主管在績效面談時,可能會告訴對方:「你不用客氣,有問題一定要跟我講,你的問題就是我的問題。你現在有遇到什麼困難嗎?」然而,他只停頓了一下,便接著說:「好,沒有問題就好,我們都還有事情要處理,那今天就先到這裡。」員工會感受到你根本無心傾聽他的煩惱。
 

 

2.一個原則

檢討過去,策勵未來
 

主管必須釐清,自己到底為什麼要撥出時間,和員工進行績效面談。若你不知道績效考核的目的是什麼,你將很難轉變心態,耐心傾聽員工的聲音。因此,在和員工進行績效面談前,主管必須牢記一個重要的原則:績效管理的目的是檢討過去,策勵未來。也就是運用「檢討今年表現」的手法,以達成「訂定來年行動計畫」的目的。
 

很多人在一開始時,就搞錯了大方向,以為績效考核只和調整薪資有關。假設公司要求主管考核部屬,只是為了將結果當成往後加薪的依據,完全不關心部屬將來能不能把工作做得更好,那他們根本不用特地花時間坐下來談績效。
 

既然要檢討過去,主管就必須收集資料,知道部屬過去一年做得如何;想要策勵未來,主管和部屬則需要研擬出解決方案,再發展成實際的行動計畫。在績效面談結束時,對未來如何把工作做得更好,主管和部屬都應該要有很明確的想法。

 

3.一個技巧

將麥克風遞給你的員工
 

無論是收集資料,還是制定解決辦法,主管都必須掌握一個非常重要的技巧:少說點話,讓員工自己告訴你。
 

主管很容易出現一種症狀,就是官大學問大,學問大,話就比較多。然而,不論是績效面談,還是招募面談,你都應該想辦法讓別人講話的時間,比你自己還要長。


本文未完,全文請見EMBA雜誌376期

 

相關文章 ARTICLES
哈佛商學院教授希爾(Linda Hill) 領導力的關鍵:不只向下看,更要向外看
今天的領導力,不是「我」握有答案,而是「我們」一起合作找出答案;不只是讓員工追隨 ... ...
2022.03.31
READ
編輯部報告 找到對的它
大多數的新產品都會在市場上失敗,因為對市場的假想不正確。創新更多的是和數字有關, ... ...
2019.04.11
READ
學習趨勢專家梅西 工作的時候,就是最好的學習
企業主管的挑戰和機會是,我們必須讓員工在工作的時候,就同時是個學習者。 ...
2018.06.13
READ
智緯管理顧問公司總經理張敏敏 部屬總是推託工作,如何激發他的工作動機?
我分派某類工作給一位部屬時,他總會找藉口推託。這樣的行為會影響其他同事,但他對公 ... ...
2021.12.29
READ
三個轉彎 新手主管上路指南
恭喜你獲得升遷,即將展開一趟主管之旅。 一路上你將會遇到不同路況,有各種大小顛簸 ... ...
2017.03.15
READ
專訪作者席特林(James Citrin) 如何領導遠距工作模式團隊?高績效遠距團隊的秘密
疫情顛覆了過去團隊的工作模式,在領導上,為主管帶來全新的挑戰。主管應如何管理遠距 ... ...
2021.06.30
READ