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生產力與效率管理大師艾倫(David Allen)

提高生產力的秘密

EMBA雜誌394期 / EMBA雜誌編輯部
2019.06.01

 

人生沒有難題,只是有很多專案而已。想有效完成工作,必須先認清工作的本質。

 

辦公桌上工作永遠堆積如山、上級又交代了新任務,同時,最近父親身體微恙,讓你憂心……。你告訴自己要記得這些事情,並一一處理好。不過,其實這只會讓你的思緒更加混亂,連帶影響你的工作績效。


「大部份的人會使用大腦去記憶、提醒自己,甚至處理很多複雜的關係。但其實大腦不是很擅長做這些事情。」生產力與效率管理大師艾倫(David Allen)說道。


艾倫是亞馬遜暢銷書「搞定!」(Getting Things Done)的作者,全球知名時間管理系統GTD(Getting Things Done)創辦人,曾獲富比士雜誌(Forbes)推崇,為全美前五大領導人教練。他在二○一九EMBA企業學習論壇指出,人們的大腦是個很混亂的辦公桌,上面有許多讓人分心、無法專注的事情。


訓練你的「認知肌肉」


艾倫表示,他曾經花超過一千個小時,訓練世界上最忙碌、最聰明的頂尖領導人。根據他的觀察,人們需要花一到六個小時,才有辦法將心中所有的煩惱全部寫在紙上。事實上,大家擔心的事情可能遠遠超過寫在紙上的數量;大多數的人生活中同時有三十到一百個專案在進行。


艾倫認為,人生沒有難題,只是有很多專案而已。想將事情處理得有條有理,必須先認清事情的本質。他提出了一套訓練大腦「認知肌肉」的思考流程,一個以結果、行動為導向,名為GTD的實務做法。


這個流程主要有三個步驟,首先,在大腦中搜尋那些影響我們注意力的事情;接著,將這些事情抓取下來,想清楚它們的本質究竟為何。舉例來說,父親最近身體不太舒服,讓你心煩,你是該帶他去看醫生,還是要請家人幫忙安排健康檢查?第三步,就是去整理這些事情,釐清輕重緩急,再把它們放到一個外部的系統去處理,例如,在電腦上建立不同的檔案夾,或是指派另一個人處理。


想要看清事情的本質,只需要問自己幾個問題。第一,「我到底有沒有想要完成這件事情?」如果答案是不願意,或當下無法做,那這件事情就會讓你感到心煩。處理的選擇有兩種,要不就是將事情拋諸腦後,要不就是之後再回來處理。
 

如果答案是願意,那就要問自己下一步要做什麼,讓這件事情更加明朗,或是可直接處理,一勞永逸。有可能是要打通電話、造訪某個網站,或是和某人對話。很多人都會將需要做的事情列成待辦事項清單,但寫在清單上的,往往不是下一步該做的事情,因為這個步驟是需要經過思考釐清才會出現。


再來要問的問題便是,「我接下來要採取的行動,能不能完成這件事情?」

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌394期

 

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