向慣例宣戰

時代在變遷，產業在變動，但你的團隊，有跟著一起動起來嗎？挑戰公司已經習以為常的流程與慣例，用新鮮的眼睛尋找新的可能，為公司重新注入生命與活力！

如果有一句話，可以惹怒全天下的主管，以下這一句一定榜上有名：「不知道，我們一直以來都是這樣做的。」
 

許多主管因為環境變化太快速，而感到憂心忡忡。然而真正讓人驚恐的是，時代在變遷，產業在變動，而公司的團隊卻像是一座寧靜的湖水，靜止不動。
 

你的組織是否隨著時代與環境改變？一個簡單的方法可以測試一下，隨便選一個組織規範或流程，問問經過你面前的團隊成員，為什麼有這樣的規定。如果他的回答就像上述那樣，這就是一個警訊。
 

每個公司都有它的一套常規，從諸如流程管理等實務，到組織文化慣例等，有如傳家寶般代代流傳。然而，這些被視為圭臬的規則不見得一定有益，甚至可能有害。人人都在閱讀的報紙，就是一個例子。
 

你一定有過邊吃早餐，邊笨拙地翻閱報紙，差點打翻杯子的經驗。相較於雜誌或書本，報紙翻閱起來困難許多，但幾乎每家報社都採用大開本。
 

這件事困擾了倫敦商學院教授韋繆倫（Freek Vermeulen）許久，他曾想過，這背後應該有個合理的理由，也許是因為印在大張紙上可以節省成本。然而在探訪過許多業界高層後，他發現，原來，大張報紙反而更昂貴。既然如此，為何堅持大尺寸呢？
 

經過韋繆倫鍥而不捨地追查後，答案出爐了，原來這只是個壞習慣。這個慣例源自於一七一二年，當時英國政府開始按報紙頁數抽稅，出版商因而擴大版面尺寸，以壓低頁數。只是如今該稅法已廢除，這項做法早已變得弊大於利，報業卻仍舊這麼做，以致變成全世界的慣例。
 

事實上，像這樣的壞習慣在產業當中和企業內部，隨處可見。沒有人會刻意採用有害的實務，但為什麼這些壞習慣卻欣欣向榮？
 

韋繆倫指出，這是因為公司常以成功公司的實務為典範，進行標竿學習（benchmarking），卻忽略了成功者不見得永遠不會出錯。有時候，則是因為某個實務是業界慣例，不這麼做會在他人眼中失去正統性。某些做法則類似報紙尺寸，在推行當初有道理，卻隨著時間而變得不合時宜。
 

造成壞習慣的三大盲點
 

韋繆倫在著作「擺脫壞習慣」（Breaking Bad Habits）一書指出，有三大關鍵要素會使有害的實務在組織內生根，成為難以擺脫的壞習慣。

■該實務跟成功有關聯。公司會敞開雙臂擁抱某個做法，必然是因為有證據顯示它會帶來成功，比如這個做法是由某個表現優越的公司所創造或採用的。但是這些優秀的公司不見得不會犯錯，此外，實務本身也可能在移植的過程中複製不完全，而失去真正的精神，或失去了效益。
 

■因果關係不明。有時候，某個實務跟它所造成的不良後果之間，因果關係不夠明確，使得組織無法歸罪於它。這可能是因為組織內部關係複雜、影響某結果的要素眾多，或是某實務的負面影響不一定在施行當下就立刻顯現，於是要觀察或衡量其影響都困難。
 

■該實務的散播速度，比它扼殺宿主的速度來得要快。壞習慣通常並不複雜，不管新舊公司都很容易學會，公司的新員工也極快就能染上習慣。不只如此，它的潛伏期較長，所以採用該實務的公司不會立刻出現異狀，甚至某些在初期乍看之下還對績效有幫助，所以更吸引其他組織學習。
 

這些要素形成了恐怖的死亡三角。然而韋繆倫指出，舊習慣所在之處，就是機會所在，是組織創新與活化的著眼點。
 

回到報業的例子，英國獨立報（The Independent）原本是大尺寸報紙，直到時任總編輯的凱納（Simon Kelner）注意到小報形式的地鐵報（Metro）廣受歡迎，便動了心思。從二○○三年九月起，公司先區域性地推出小開本試水溫，最後於次年五月停止販售大報。只不過是尺寸的差異，竟使獨立報的發行量在那之後連年都有百分之二十的成長。
 

重獲新生的十誡
 

報業的例子顯示了，組織裡的壞習慣可以毫不被質疑地延續下去，但也顯示了剷除陋習之後，激發的創新力量能為公司帶來成長。該如何擺脫過時或無用的舊習慣？韋繆倫提出了除舊布新十誡，這個架構將為組織除去舊習腳鐐，重新注入生命與活力。

1.重新思考你標竿學習的做法
 

許多公司在不知道該怎麼做比較好時，就會選擇跟著群眾走。這裡所謂的群眾不一定要是多數人，只要產業的領頭羊怎麼做，就容易引起他人爭相效仿。但韋繆倫認為，許多企業在標竿學習時，都忘了應該要重新思考。
 

在他所任職的倫敦商學院也有這種現象。比如說ＭＢＡ課程評鑑之時，學校領導人一聲令下要大家標竿學習。這時，大家就列出十來名競爭對手，如果其中大多數對手都採用了某個課程結構，就會決定跟著這麼做。
 

如先前提到的，公司成功不代表它的實務永遠正確。停止快速、盲目地跟從表現優異的同業，認真思索該做法是否合理，或是否對自身有益，才是更好的方式。

2.反過來逆標竿學習
 

不要去做競爭對手都在做的事，而要逆標竿學習（reverse benchmark）。首先看看你的競爭對手在做些什麼。如果他們做的事都差不多，你卻無法說明為什麼這麼做最好，那麼你可能碰上了一條過時的常規。此時若能反其道而行，你就可能開闢出一條新的道路。
 

這個方法在同質性高的產業特別有效。以西南航空公司（Southwest Airlines）為例，在其他公司視提供餐點與其他機上用品為常態時，這家廉價航空大刀闊斧地去除了這些服務，換來的是更低廉的票價，吸引了原本因機票昂貴，而寧可選擇其他運輸工具的旅客。

3.勇於嘗試，做「對」的實驗
 

要戒掉過去的習慣、要推動任何改變，都要小心驗證其可行性。

本文未完，全文請見EMBA雜誌381期