如何運用敏捷式管理，讓團隊更敏捷？

EMBA雜誌420期 / EMBA雜誌編輯部

2021.07.29

Ｑ我是一家中小企業的主管，我聽到敏捷式管理（Agile）的概念很久了，但若要引進公司，似乎需要將組織打破，設立敏捷團隊。我的用意是希望團隊動作更快速，更顧客導向，但目前無法做到整個組織都改變架構。在這樣的前提下，是否可以借重敏捷式管理的概念或工具，來幫助公司更靈活？

Ａ敏捷式管理來自軟體開發宣言，後來隨時代演進，把軟體開發拿掉，變成對所有企業都適合的敏捷宣言。談到敏捷，許多人會直覺地認為就是「快」，但敏捷其實是指「回應變化的速度變快」。

我們正處在充滿變動、複雜，且不確定的霧卡（VUCA）世界，一點波動就會造成市場很大的變化，公司無法準確預測明年，甚至下個月會發生什麼。過去，公司做一個專案要一年時間，完成後一翻牌定生死；現在用敏捷的方式，可能一兩個禮拜就可以拿產品去市場上測試一下，看看有沒有市場，如果沒有就不需要再浪費時間。

然而，敏捷是有前提的，公司必須依照其中的規則、心法，讓敏捷的精神灌注進公司裡，才能達成。敏捷有以下四個重要精神：

1.「個人與互動」重於「流程與工具」

一個專案或產品的研發製造過程，會有員工必須遵循的一些ＳＯＰ或流程規範，通常要經過許多次的工作轉換，例如在Ａ站做完設計，接下來再進入到Ｂ站開發測試。

然而，流程應該隨時空現況調整或改變。馬路為何叫馬路，因為過去是馬車在走的，路的寬度則是根據馬車的車軸寬度延續下來，當過去的成因不見了，流程也應該隨著實際需求而調整改變。

這個改變來自團隊合作過程中，發現某些流程已經不適用了。如果公司仍然維持既有的流程，但是又要符合現在的狀況，這中間就存在著「欺騙」，進而形成欺騙的不良文化。企業應該要尊重現實，回頭去修改流程，而非讓團隊習慣欺騙。

2.「可用的軟體」重於「詳盡的文件」

進行專案時會有完成度，例如完成九○％或九七％，但在敏捷的精神中這是沒有用的，因為這是未完成品，是沒有價值的。所以一定要把事情從頭做到完，才算完成。以敏捷精神來說，我們不看文件，直接看產品、看結果是什麼。

例如，開發一個用於遠端會議的軟體，裡面有錄影功能，前端有按鍵，後端則有一些錄影設備，然後需要壓縮……，有很多事情要做，以達到錄影的功能。以過去做專案管理的做法，錄影功能會切成好幾個工作，假設有十個，做完三個就是三○％，做完五個就是五○％。但是你會感覺似乎永遠做不完，因為中間會出現不同的問題，延緩了完成速度。

若是運用敏捷，一開始就要做到錄影功能，所以，軟體的錄影功能可以用「增量」（incremental）方式，不斷疊加而臻至完善。例如，錄影功能可以先不壓縮，啟動按鍵也是一按就錄，而不是還要先跳出，詢問使用者是不是要錄的畫面，後端的設備則可以在當下就先把內容錄下來。做出初期成品後，先給使用者試用看看好不好用，再去不斷調整和加強一些東西，漸漸地產品會越來越完整。這是一個使用、回饋、修改週期，一直到形成一個平衡。

所以，一開始公司對這個新產品的想像不用太極致，因為到達極致要很久的時間。這個研發新產品的過程應該是一個滾動的狀態，一直滾動下去。如果過程中沒有使用者的回饋，都是研發者自己想像中理想產品的樣貌，就是閉門造車。

要從過去的做法轉為敏捷，其實是思維上的改變，關鍵是心態要允許失敗，不斷去試，到底使用者要什麼。因為現在市場上有太多同質性的商品，使用者有太多選擇，公司產品可能隨時被取代，只能不斷去嘗試，行不通再試其他的。久了團隊也會了解使用者喜歡或不喜歡什麼。

再加上現在是行動的時代，有網路、社群媒體和ＡＰＰ，公司要獲得回饋，相較過去是比較容易的。運用這些都能幫助公司更了解使用者，找到他的需求和痛點。