當同事變部屬，新手主管如何帶領團隊？

Ｑ.我在公司的行銷團隊工作十年了，最近被升為主管。我是新手主管，這是我第一次擔任管理職，以前玩在一起的同事，現在都變成了我的部屬。我擔心如果態度過於強硬，他們會不敢發表意見，但若是管太鬆，又怕管不住他們，我該怎麼做，才能讓團隊運作更順利？

Ａ.部屬的成功來自於讓自己努力做到最好；主管的成功卻來自於是否能培育他人，讓部屬發揮長才。因此，員工在成為新手主管以後，工作的方式和過去相當不同，會需要一段時間適應。

對新手主管來說，當你從部屬的角色切換為主管，代表你要關注的重點，將從「個人」變成「團隊」。你的工作職責不再是完成主管交派的任務，你除了確保事情完成，還必須管理部屬的目標、關注整個團隊的績效。

要創造個人成功，你只需要靠自己的努力，然而，要讓整個團隊成功，卻需要靠整個團隊的力量。在剛成為新手主管時，你應該先想辦法釐清，自己的職責是什麼、有什麼權力和能力、應該做出什麼樣的成果。

例如，你可以查看工作說明書，或是與上一個擔任這個職位的人對話，多了解他是怎麼做的。 

做好主管，而不是好朋友

當以往的同事變成主管，有可能遇到的情況是，原本和你同階層的同事因為不習慣，或是心中有些不滿，因而不願意配合你。

面對這種情況，新手主管要了解，你要做的是成為部屬的好主管，而不是好朋友。你不可能討好所有的人，當部屬犯錯，就必須要糾正他們。

此時不妨先去了解，晉升自己的主管，為什麼選擇提拔你，接著和不願意配合的同事直接對話，讓他知道主管選擇你的原因。如果他們心裡一直留著這塊疙瘩，將會形成你帶領團隊的一個障礙。對他們開誠布公，才能夠突破這一道關卡，確保團隊的和諧，並讓每個人未來都往相同的方向前進。

根據我的觀察，在剛開始管理團隊時，許多新手主管常常遇到以下的挑戰：

Ｘ沒有做好時間管理

根據一項調查，新手主管中，有六○％的人經常加班。因為成為主管後，工作領域擴大，除了完成自己的工作，新手主管還要管理團隊成員的任務和目標，也多了許多要溝通的事。

然而，正如管理大師彼得杜拉克（Peter Drucker）所說，一個人要成為有效管理者不是從任務開始，而是從時間開始。新手主管如果想避免陷入時間不足的陷阱中，就應該好好管理自己的時間。

你可以思考你的最重要任務是什麼，並且列出每一季的重點，藉此排定每天的任務。此外，你可以運用科技工具，如手機ＡＰＰ等，建立每日任務清單，幫助自己保持專注。

Ｘ事必躬親

過去我曾輔導過一位行銷企劃，他的能力出眾，因此被主管晉升，負責帶領五人的團隊。然而，他遇到事情還是習慣自己來處理，看到別人做不好也會直接給予幫助。一段時間後他發現，身為主管的他每天加班，團隊的績效卻沒有提升，同仁之間也開始抱怨，好像什麼事都是主管在做決定，團隊氛圍變得越來越糟。

為什麼會這樣做？因為他「不放心」。這是許多新手主管常有的想法，因為還不了解部屬的能力、不放心，或不了解部屬的意願，所以自己一肩攬起所有事。然而，這往往會導致你更加忙碌，無法將時間花在真正重要的事情上，也會使整個團隊的士氣低迷，喪失自信。

事實上，主管的職責應該是讓部屬成長，除了自己做好該做的事之外，更重要的是運用部屬的力量。為了解決這個問題，主管可以透過一對一對談，釐清部屬擅長的事情，並且記錄下來，以幫助你下次分派任務時，找出適合的人選。

假如你認為部屬的某些表現還需要加強，你也應該盡量交派一些可以讓他們學習、累積經驗的工作，才能幫助他們成長。

新手主管的管理四大原則

為了帶領原本是同事的部屬，幫助他們完成任務，新手主管應該要用以下四個原則，形成正向循環：

1.設定明確的目標

你應該設立一個清楚的目標，讓團隊共同努力。然而，若你只是單純發布命令，那他們就只是照著行事，因此，在制定目標的過程中，你必須和團隊共同討論想達成的事項，以增加每位成員的參與感，讓他們更認同這個目標，願意和你一起努力達成。

此外，在一開始接任團隊時，新手主管可以每週固定進行一場當責會議，管理每位部屬的達成狀況。在當責會議中，你可以請部屬回答以下三個問題，釐清每個人的執行進度：

1. 上週執行成果如何？
2. 執行過程遇到了什麼問題？
3. 下週的目標是什麼？

在會議的過程中，主管也可以引導部屬思考，下次如果在執行過程遇到了相同的問題，可以運用什麼對策去解決。

然而，需要注意的是，如果是某位部屬的個人問題，應私下與該名部屬討論，才能讓會議效益最大化。

2.有效授權部屬

一個表現一般的主管會「盡己之能」，也就是努力地發揮自己的能力來做好事情；好一點的主管會「盡人之力」，運用部屬的人力完成事情；但優秀的主管會「盡人之智」，不只發揮人力，還會運用團隊成員的智慧，來把事情做好。

主管不可能一手包辦所有事情，要成功帶領團隊，就要懂得依據每個人的能力，把任務分派出去。這樣一來，你才能將心力放在高槓桿力的工作上，創造時間價值極大化。

3.對話以凝聚共識 

信任是團隊成功的基礎。低信任帶來低效率、高成本，你必須多花很多時間去溝通與協商；反之，高信任則能為你帶來高效率、低成本。為了建立與部屬之間的信任感，你應該盡早認識部屬。

也許在過去，你和某些同事並沒有太多的交流，也不了解對方的工作內容，為了建溝通管道，新手主管可以在剛接任的一週內，與每位部屬進行一對一會談，以更認識他，同時也讓他們了解，未來你會以什麼方式帶領這個團隊前進。

此外，你也可以每一季都安排時間和部屬進行對話，了解他對於團隊未來的想像是什麼、有什麼規劃。再來是定期安排團隊會議，只要是不涉及機密的議題，適度地讓全員共同參與，討論團隊未來的發展，這能促進團隊的互相理解，你在帶領他們合作時，也會更順暢。

根據研究顯示，管理者的工作時間幾乎會花費六○％以上的時間在溝通。

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