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溝通技巧

寫封「讓人想回」的電子郵件

EMBA雜誌378期 / EMBA雜誌編輯部
2018.02.01

 

 

若你現在要寫一封電子郵件,向某位專家尋求職涯上的建議,你認為下列哪種寫法,對方比較可能回覆?
 

「我想請教您一些,關於工程師職涯發展的相關問題。不知道您是否有空,我們可以安排某個時間好好聊一聊?」
 

「我正在研究職涯發展的相關問題,希望您可以提供我一些建議。您認為若要做好工程師的工作,應該具備哪一項最關鍵的技能?」
 

大多數人可能都會選擇前者,然而,專欄作家布賈德(Kat Boogaard)在繆斯管理網站(Muse)上指出,後者才是一封可能讓大忙人願意回覆的電子郵件。因為收件者可以快速地回覆第二種寫法的問題,但要處理第一種寫法的郵件,他可能還要先看看你是誰、決定要不要額外花時間和你交談,或者拿出行程表安排空檔。
 

因此,若你希望一位重要,且非常忙碌的人回你的信,你必須掌握一項最重要的原則:別浪費他的時間。
 

溝通專家斯萊貝克(Zack Slayback)表示,若對方認為,回覆你的郵件需要花不少力氣,他們可能會先把它擱在一旁。幸運的話,你只是晚一點收到回信,但大多數的時候,這些「稍後再處理的信」往往就因此石沉大海。
 

該怎麼寫,才能讓收件者認為,回覆我們的電子郵件不會佔用他太多時間?斯萊貝克表示,你必須非常直接地提出你的要求。
 

你可能問,上述例子中的第一種寫法,不是也直接提出要求嗎?許多人在寫電子郵件時,可能都會陷入同樣的迷思。然而,斯萊貝克指出,只要信件內出現像是「請教一下」、「期待您的回覆」,或「再聯繫」等詞句,就是沒有「直接」提出問題。對忙碌的收件者來說,它們都是「耗時間」的標籤,即便你認為自己已經清楚地說明來信的目的。
 

若想詢問的事情,沒辦法用一、兩個問題就解決,或是需要詢問的事情有很多項,斯萊貝克建議,你可以先提出一些比較簡單的詢問,等對方回覆後,再繼續往下深入。要注意的是,千萬別將所有想問的東西,一股腦地往信裡塞,因為這麼做不僅沒辦法幫你一次解決所有問題,反而會使你得不到任何回應。
 

下次在撰寫電子郵件時,請記得:你所寄出的每封電子郵件,對你來說或許很重要,但對收件人來說,可能不是這麼一回事。因此,若希望對方快速回覆你的郵件,你得先設法幫他們將回覆這封信的成本,降到最低。

 
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