寫封「讓人想回」的電子郵件

若你現在要寫一封電子郵件，向某位專家尋求職涯上的建議，你認為下列哪種寫法，對方比較可能回覆？
 

「我想請教您一些，關於工程師職涯發展的相關問題。不知道您是否有空，我們可以安排某個時間好好聊一聊？」

 

「我正在研究職涯發展的相關問題，希望您可以提供我一些建議。您認為若要做好工程師的工作，應該具備哪一項最關鍵的技能？」
 

大多數人可能都會選擇前者，然而，專欄作家布賈德（Kat Boogaard）在繆斯管理網站（Muse）上指出，後者才是一封可能讓大忙人願意回覆的電子郵件。因為收件者可以快速地回覆第二種寫法的問題，但要處理第一種寫法的郵件，他可能還要先看看你是誰、決定要不要額外花時間和你交談，或者拿出行程表安排空檔。
 

因此，若你希望一位重要，且非常忙碌的人回你的信，你必須掌握一項最重要的原則：別浪費他的時間。
 

溝通專家斯萊貝克（Zack Slayback）表示，若對方認為，回覆你的郵件需要花不少力氣，他們可能會先把它擱在一旁。幸運的話，你只是晚一點收到回信，但大多數的時候，這些「稍後再處理的信」往往就因此石沉大海。
 

該怎麼寫，才能讓收件者認為，回覆我們的電子郵件不會佔用他太多時間？斯萊貝克表示，你必須非常直接地提出你的要求。
 

你可能問，上述例子中的第一種寫法，不是也直接提出要求嗎？許多人在寫電子郵件時，可能都會陷入同樣的迷思。然而，斯萊貝克指出，只要信件內出現像是「請教一下」、「期待您的回覆」，或「再聯繫」等詞句，就是沒有「直接」提出問題。對忙碌的收件者來說，它們都是「耗時間」的標籤，即便你認為自己已經清楚地說明來信的目的。
 

若想詢問的事情，沒辦法用一、兩個問題就解決，或是需要詢問的事情有很多項，斯萊貝克建議，你可以先提出一些比較簡單的詢問，等對方回覆後，再繼續往下深入。要注意的是，千萬別將所有想問的東西，一股腦地往信裡塞，因為這麼做不僅沒辦法幫你一次解決所有問題，反而會使你得不到任何回應。
 

下次在撰寫電子郵件時，請記得：你所寄出的每封電子郵件，對你來說或許很重要，但對收件人來說，可能不是這麼一回事。因此，若希望對方快速回覆你的郵件，你得先設法幫他們將回覆這封信的成本，降到最低。