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個人管理

兩個問題,提高生產力

EMBA雜誌403期 / EMBA雜誌編輯部
2020.02.25

 

做好自己的工作、輔導員工、帶領各種專案與計畫……,這是許多主管的工作日常。在這樣的情況下,列出待辦事項等傳統做法,可能已經不足以面對今日的挑戰,需要搭配其他的做法。


史丹福商學院教授梭莉(Sarah A. Soule)在快速企業雜誌(Fast Company)指出,在她需要一人肩負多種責任時,她運用設計思考中的兩個做法,協助她完成工作:


1.做現在的事,儲存未來的能量。這個做法來自農業中永續栽培(permaculture)的概念。在農業中,每個元素都有不只一種功能。將每個元素的功能發揮到最大,是設計師在規劃農地或設計景觀時,需要注意的地方。


舉例來說,要設計一個花園,想運用「樹」這個元素,就需要想到它的功能,除了裝飾外,還能生產食物、遮風避雨。同時它也是鳥類、蜜蜂的家,也能提供下層植被生長的空間。


若將這個概念運用到工作上,你就可以思考,現在的事情中,有哪些元素能複製到未來的任務上?例如,準備一場演說,在構思、製作投影片和筆記中,有哪些元素,能複製到未來的另一場會議討論,或甚至一篇文章裡?


要留意的是,這麼做並不是要你一心多用。你依然必須先專注於一件事情上,之後再思考,從這件事中要抽取哪些元素,協助自己未來創造新的東西。


2. 將挑戰視為機會。梭莉指出,另一個幫助她完成工作的方法是,設計思考中,框架和重新框架(framing and reframing)的概念,也就是改變你對一件事情的看法,再重新思考處理它的方式。運用這個概念,她會將一個看似艱鉅的挑戰,視為一個學習的機會。


譬如說,有人請她主持會議,她可以將這個工作視為一個待完成的新挑戰,或是將它想成一個令人興奮的學習機會,讓自己有機會聽到新的看法、認識新的人,以及對公司做出新的貢獻。


事實上,許多人在做一件不喜歡的事情時,反應往往可能是拖延,或是找人傾訴抱怨。但如果將這件事情視為一個機會,設法著手處理,人們早就可以用拖延的時間,完成任務了。梭莉強調,只要能切換成這樣的想法,工作的生產力往往就能提高。


養成習慣,先問自己:「我要如何將挑戰視為機會?」這就可以幫助你穩穩接住那些挑戰或責任,並排出優先順序。在工作完成後,再問自己:「我從中獲得了什麼收穫,能複製到未來的工作上?」如此一來,即使背負壓力工作,你也能順利提高生產力、工作效率,以及創造力。

 
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