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成功經營遠距工作團隊

EMBA雜誌404期 / EMBA雜誌編輯部
2020.03.31

 

受到新冠肺炎的影響,許多企業開始採用遠距工作的方式來維持營運,同時降低病毒擴散的風險。但是面對工作場域的轉變,遠距工作如何維持效率,以及團隊合作的默契?


專欄作家凱思(Elise Keith)在公司雜誌(Inc.)指出,成功運作遠距團隊,一定要包含以下三種會議:


1.工作守則會議。遠距工作最常發生的問題是,你需要同事協助的時候,他們剛好不在線上。為了不要浪費時間互相等待,團隊必須在以下四個部分達成共識。


■訊息傳遞的媒介。哪些訊息用電子郵件傳達比較恰當?哪些直接在群組上告知即可?先列出大家會分享的所有資訊,再討論什麼情況下該使用何種方式。


■共同工作時段。遠距工作讓我們可以利用空檔處理生活瑣事。但是每天都要規定一個時段,大概一到兩小時,是每個人必須同時在線上的時間。


■正確標示工作狀態。許多軟體能自動顯示個人的上線狀態,但可能發生成員已經下線,狀態卻沒即時更改的錯誤。所以團隊必須討論如何告知彼此,自己目前的工作狀態,避免造成不必要的困擾。


■回覆訊息的時間。一般訊息可以間隔多久回覆?如果不在位置上的話,回覆時間可以延長嗎?如果有緊急狀況,是否可以直接打電話?這些共識可以避免大家花太多時間回覆訊息,耽誤原本的工作進度,或是失去遠距工作的彈性。


2.進度回報會議。遠距工作容易因為缺少溝通,導致每個人的進度無法配合。如果每天進行簡短的回報,不僅能加強團隊凝聚力,更可以掌握彼此的工作狀況、恰當地安排自己的工作內容。


回報的方式可以用群組訊息,簡短的分享即可。例如:「昨天我做了…」、「今天我打算…」、「…的時候我將不在位置上」,或是「我在…方面需要幫忙」等。


3.成效檢討會議。為了讓團隊快速熟悉並適應遠距工作,不妨定期,像是每個禮拜一次,簡短快速地檢討工作成效,討論以下問題:一、這禮拜發生了什麼狀況?二、哪些部分進行得很順利,可以繼續維持?三、哪些部分需要改變?四、有沒有一兩個改變是下禮拜就可以馬上執行的?


遠距工作不受時間及空間的限制,讓團隊能更彈性地規劃工作進度;但是另一方面,也可能因為缺乏溝通,降低工作效率或是延誤原本的進度。定期執行以上三種會議,許多遠距工作的問題,都能在不斷修正後獲得改善。

 

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