首頁 > 個人管理 > 想得更小,做得更多
工作流程整合

想得更小,做得更多

EMBA雜誌411期 / EMBA雜誌編輯部
2020.10.30

 

「『做更多』並不是提高生產力的方法,而是讓自己感到筋疲力竭的捷徑。」查皮爾公司(Zapier)客服主管波登(Matt Boyden)如是說。

 

查皮爾公司提供工作流程整合服務,公司的專長就在幫助客戶提升工作效率。如果「做更多」不是提高生產力的解答,那什麼才是?

 

波登認為,要「做得更多」,必須先「想得更小」。波登在快速企業雜誌(Fast Company)指出,把重點放在小改進上,一次把一個小改進做到最好,然後再進行下一個小改進,累積起來就能提高生產力。

 

以他帶領的客服部門為例,員工必須透過電子郵件與顧客互動,公司衡量員工績效的一個標準是:一小時平均回覆幾封顧客的電子郵件。

 

波登強調,希望每小時回覆的電子郵件數目夠多,員工必須把許多小事情做好,同時,不做不必要的小事情。例如,可以針對常見的顧客問題製作答案題庫,回覆時將標準答案拿出來使用,再進行必要的內容更改,以節省時間。

 

他將提高生產力分為四個步驟。第一個步驟,列出具有改進空間的小事情。可以是跟工作環境相關,也可以是工作流程的細節,如果自己很難列出待改進事項,可以徵求同事或上司的意見。

 

第二個步驟,挑選清單中的一件小事情,開始著手改進。每件事都花一個星期的時間,集中注意力把它做得更好。如同使用顯微鏡來觀察這件事,每天都嘗試一個可能改進這件事的方法,了解可行與不可行的部分。做出改變後,可以請身旁的人給予回饋。

 

第三個步驟,跟共事者分享改進成果。不要只是說:「這個星期,我平均每個小時可以回覆六封電子郵件。」而要說:「這個星期,我盡量運用常見顧客問題的答案題庫,因此平均每個小時可以回覆六封電子郵件。」

 

波登認為,這樣做可以提醒自己與對方,持續聚焦於改進小事情,能累積出大成果,畢竟成功並不是一夜之間發生的。

 

第四個步驟,小兵立大功。如果目標一下子就設定得又大又抽象,例如,「我要成為一位更好的主管」,容易令人心生畏懼。把目標拆成幾個部分,一件小事做完再做一件,可以減少壓力,也比較能夠掌控事情進度。

 

把「我要成為一位更好的主管」,拆解成可以立刻採取行動的各個環節,例如,「每個星期我要安排一小時,跟我的團隊成員互動」,更能增加自己執行計畫的可能性。

 

波登總結,把步驟一到步驟四化為習慣,不斷循環重複後,你很可能會發現,專心把小事都做好,大事自然跟著水到渠成。 

 

標籤.
相關文章 ARTICLES
個人管理 讓AI當你的教練
當你設立了一個目標,如果身邊有個陪跑教練,一定更能幫助你抵達終點。此時,AI就能 ... ...
2025.04.29
READ
親愛的畢業生 無畏就是跨出第一步
跨出第一步,即便你不知道它將領你前往何處,旅途中,請相信內心的聲音,並認同身邊的 ... ...
2018.07.16
READ
個人管理 如何看穿對方的謊言
為什麼有這麼多人,看不穿謊言?想一想馬多夫(Bernie Madoff)的世紀大 ... ...
2021.11.29
READ
個人管理 停頓,讓溝通更有效
在一個講求快速的時代,在談話中用更少的話語或是停頓,可以凸顯核心訊息,並且放大溝 ... ...
2024.12.30
READ
向後看,再向前走 生命中最珍貴的養分:懊悔
懊悔不是應該避免的負面情緒,它是人類獨有的珍貴感受。好好運用三個步驟,將自己從懊 ... ...
2022.03.31
READ
四個方式,提升心理韌性 向奧運選手學習韌性
海豹部隊經常面對出生入死的危險任務;奧運選手需要面臨萬眾矚目的比賽壓力,他們共同 ... ...