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問題來了,接招!

EMBA雜誌302期 / EMBA雜誌編輯部
2011.09.02

 

上司突然拋出一個你壓根兒都沒有想過的問題,你結結巴巴地回答,事後才想到:「唉喲!我那時候如果這樣說不就好了。」

 

被問問題是職場上每天都要碰到的情況,今日管理雜誌(Management Today)訪問了一些學者專家,歸納出以下幾個簡單的問題回答技巧:

 

■技巧一:請提問者重述或者釐清問題。這樣做除了能夠幫自己爭取到幾秒鐘的思考時間之外,通常提問者再一次說明問題後,會讓問題變得更清楚。

 

■技巧二:自己重述問題。例如,當提問者不帶善意地質問,被提問者可以選擇採用比較不尖銳的字詞與說法重述一遍,以軟化問題。又例如,提問者的問題內容複雜,被提問者可以簡化問題,為自己理出回答的頭緒。

 

■技巧三:不一定要立刻回答。一旦弄清楚了問題,考慮自己是否有答案,如果沒有,不要害怕承認;如果需要一些時間才能回答,誠實告訴對方。主管教練克勞迪(Jeremy Kourdi)表示,回問對方:「可不可以給我一點時間想一想?」這麼做也顯示出你覺得對方的問題很重要。

 

■技巧四:也別忘了要問問題。例如,回問提問者:「貴公司的預算大概多少?」「我們目前手上有哪些資源?」克勞迪認為,回問提問者顯示出你正在認真思考,而且也能夠幫助自己更了解問題,增加答案切中問題的機率。

 

■技巧五:把問題的範圍拉大,不要掉進不重要的細節裡。芝加哥大學心理學者馬科思(Sander Marcus)談到,他認識的一位高階主管有一次被問到:「如果你媽媽是你的員工,然而她的工作表現很差,你會怎麼做?」他回答:「我帶員工的理念是,鼓勵他們發揮個人最大的潛力。對於需要加油的員工,我會儘量幫助他們。」

 

馬科思指出,這個回答簡潔地陳述了他一般性的領導原則,巧妙地避開了令他不舒服的假設性問題。

 

■技巧六:做些回答問題之外的事。克勞迪表示,有時候不管回答得多好,對方好像還是不滿意,這時候回答問題已經不是重點。他建議,可以詢問對方為什麼特別關心這個問題,顯示自己試圖了解他的立場,讓場面先冷靜下來。

 

溝通教練菲思(Kate Firth)也建議,可以請教在場第三者的意見,以化解尷尬。或者心平氣和地告訴對方,會後再單獨回答他。千萬不要跟提問者吵起來,會失去其他聽眾的敬意。

 
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