共享三大行動原則
團隊合作原則有哪些？你的團隊合作是進行式嗎？
EMBA雜誌417期 / EMBA雜誌編輯部
2021.04.28
團隊合作不是一個動作，而應該是進行式，朝共同目標前進，並且隨情況靈活變化。最強團隊有哪些不同的特點？又有哪些具體行動原則？
社會上有許多「無法單靠個人」完成的事情，正因為如此，人們必須和其他人攜手合作，以「團隊」的形式，完成共同的任務或目標。不論是球場上的棒球隊、醫療現場的醫療團隊、學校裡的小組報告，或是企業裡的專案團隊，只要是以相互協助的方式，共同完成相同任務的人們，都是「團隊合作」（teamwork）。
而這樣的團隊合作應該是「進行式」。立教大學管理學教授中原淳認為，以「團隊」（team）＋「合作中」（working）的動態形式，才能更貼切地表現出「團隊共同合作的狀態」。他指出，最終成果的好壞，取決於團隊成員的智慧與行為表現，因此，所謂的「團隊合作中」（"teamworking"）是，人們朝共同目標邁進，隨著狀況改變不斷靈活變化，以創造成果為目標，彼此持續合作的一種狀態。
中原淳與助教田中聰兩人，在學校經常看到學生們團隊合作的狀況，當中有失敗，也有成功的例子。令他們感到有趣的是，學生們在團隊活動中所碰到的課題，幾乎和職場團隊面臨的挑戰如出一轍。兩人將那些課題稱之為「團隊病」，這些毛病就是因團隊成員們缺乏「團隊合作中」的概念所造成的（參見第一二三頁的附圖）。
兩人在最近出版的「團隊合作中」（チームワーキング）一書中強調，能夠交出成果的最強團隊，往往具備三大特質：一、團隊全員共同參與；二、俯瞰團隊整體的動向；三、評估、配合彼此的行動。而想要讓團隊進入合作的狀態，就必須讓成員擁有以下三大觀點：
1.團隊觀點
每個成員都應該隨時俯瞰團隊的狀態，以掌握「團隊全貌」。在工作時，人們往往會以團隊的一份子，專注於指派給自己的「部分工作」。久而久之，成員逐漸看不到團隊全貌，造成無法共享資訊的狀況。所謂的「俯瞰」就是，觀察團隊的每個成員是否朝著同一個方向、抱持著何種想法，或是有沒有透過溝通，掌握團隊整體的動向。
如何觀察團隊全貌？具體來說就是去了解：一、團隊中的我正在做什麼？二、團隊中的你正在做什麼？三、我們現在的目標是什麼？一般來說，多數人往往都只關注第一點，我正在做什麼？若能多加留意第二與第三點，便能更清楚地溝通，提高團隊的執行力。
2.全員領導觀點
團隊應該以「人人都有機會成為團隊領導人」為前提，讓個人產生所有者意識，對團隊做出貢獻。全員領導的概念，源自於領導力的最新理論「共享領導」（Shared Leadership）。
不論再怎麼優秀的領導人，能力終究有限，未必能夠處理不斷變化的事業或組織課題。因此與其仰賴特定的個人，不如讓團隊所有成員都成為領導人，讓適任者在適當的時機，發揮團隊所需的領導力，將團隊的效能拉到最高。
3.動態觀點
這是團隊合作最重要的部分，成員以「事物會不斷變化」的動態觀點看待團隊合作，並隨時掌握局勢的變化，同時改變自己的行動。團隊不該是循著固定方向前進的老古板，而是應該隨著現況自由變換的變形蟲。因此，團隊必須隨時分享彼此正在進行的工作內容，以適時重新掌握目標或調整業務。
附圖：
快來看看你（或團隊），在團隊合作中常被哪一種「團隊病」困住了？
這是哪種「團隊病」，應該如何應對？
1.目標遺忘症 ＆ 2.任務斷線症
小秘訣：
透過定期溝通以下問題，掌握團隊成員動向：
■團隊中的我正在做什麼？
■團隊中的你正在做什麼？
■我們現在的目標是什麼？
3.客套症
小秘訣：
團隊的目的並不是「促進成員間的友好情感」，團隊合作的成果才是關鍵所在。
應在會議中排入「意見分享時間」，養成成員的反饋習慣。
若有在團隊面前難以啟齒的反饋意見，不妨安排兩位成員私下一對一對話。
4.獨腳戲症 ＆ 5.一肩扛症
小秘訣：
光是分配給全員任務，或是確保成員已經著手進行還不夠，還必須在執行過程中，定期互相確認：
■彼此目前的工作進度
■所分配的任務是否符合達成目標的需求
請加入團體訂閱，帶領團隊共讀EMBA雜誌
團隊合作的三大行動原則
了解三大觀點之後，接下來就是具體的行動。該採取什麼行動，才能把團隊帶進合作中的狀態？團隊的三大觀點就像電腦的作業系統，是所有行動的根基。然而，執行實際靠的並不是作業系統，而是安裝在它上面的應用程式。兩位作者把團隊合作的具體行動分成以下三類，而這三種行動都必須持續進行：
1.持續掌握目標
團隊開始合作前，必須先設定目標，這是基礎中的基礎。另外，目標的難度設定也十分重要，遙不可及的目標會打擊團隊士氣；有可能實現的目標才能激發團隊鬥志。然而，光是這樣還是不夠，根據兩位作者分析，他們發現最重要的是，如何維持團隊成員「掌握目標的狀態」。
在達成目標的過程中，團隊解決了某些課題，但經過一段時間後，環境仍會產生各種不同的變化。因此，團隊在設定好所有成員都認同的目標之後，必須在執行過程中，視情況的變化重新檢視目標，然後再視情況需要，再次重新設定目標，以避免在中途迷失方向。藉由這樣持續的反覆修正，讓團隊「持續掌握目標」。
2.在行動的同時，持續探尋課題
一般來說，目標設定完成後，就會進入課題解決的環節。所謂課題指的是，目標（理想）和現狀之間的差距，而差距的填補則是課題解決。在解決課題的過程中，最重要的就是當下應該優先解決的課題，也就是課題的設定。
兩位作者提出的方法，是在行動的同時持續探尋課題。就算一開始只是暫定也沒關係，先找出概略的課題方向，然後在行動過程中反覆摸索，透過不斷地試錯、修正，提高課題的精準度，找出正確的方向，一邊行動一邊持續探尋課題。
以下三個步驟，能幫助團隊設定應解決的課題：一、定義問題；二、條列出造成該問題的課題；三、從多項課題中，鎖定必須解決的課題。而在這個環節中，嚴重影響團隊成果的部分就是，全員行動和團隊反思。
■全員行動：若要提高團隊的成果，就必須由團隊全員共同分擔任務，進而解決課題。這一點看似理所當然，但往往會出現個人完成度不均的情況，甚至出現全部都由領導人一肩扛的情形，造成解決課題的執行力大幅下降。
■團隊反思：分配給全員的任務光是確實執行還不夠，也必須在執行過程中，不斷地相互確認，分配的任務或實踐的工作是否符合課題解決的需求。
想要避免這兩種情況，成員就必須運用前面提到的團隊觀點，隨時對照與確認環境和成員們執行的狀況。
3.持續相互反饋
在團隊合作的具體行動中，還有另一項重要的事，那就是團隊成員在解決課題的同時，必須持續不斷地相互反饋。所謂的反饋是，針對團隊的狀態、行動與成果，確實地相互傳達自己的感受或意見。團隊合作中的相互反饋可分成兩個層面，一、應解決課題或解決方案等「課題相關問題」；二、團隊狀態、團隊成員的行動等「人際相關問題」。
首先，透過彼此的相互反饋，可以讓應解決的課題更清楚地浮現，讓全員行動、團隊反思的行動更加順暢。同時，除了課題的反饋之外，也能針對工作方法或是行動進行反饋。
兩位作者指出，在進行反饋的時候，最重要的是團隊成員之間的關係。許多人以為，團隊之間的爭論可能導致團隊關係惡化，其實毫不避諱地討論反對意見，反而更能增進團隊的默契，有助於提升團隊合作品質。事實上，多數團隊都能在初期相互反饋，但在團隊持續合作的過程中，往往會因為某些導火線，導致成員放棄提出反饋。阻礙反饋的原因有以下五種：
1.無法反饋。團隊內的職務劃分、切割地太過仔細，成員各司其職，完全不了解自己以外的任務內容，因此無從提供反饋。同時，團隊運作過程中，也沒有提供反饋的機會。
2.反饋困難。團隊整體給人一種提出反饋，就可能導致關係惡化的氛圍，因而難以啟齒。過份重視團隊內部的人際關係，導致不敢提出批判性的意見。
3.就算反饋也毫無意義。提出反饋意見後往往遭到否定或忽視，讓人產生無力感，最後就會逐漸放棄，選擇沉默。
4.就算反饋也來不及。因為時間、成本處於「不可逆的點」，就算反饋也來不及，所以就索性避而不談。
5.覺得反饋很麻煩。提出反饋就需要檢討。對時間就是金錢的成員們來說，檢討本身就是種成本。大膽提出反饋之後，可能必須花費更多時間、精力去檢討、修正，因而選擇放棄提出反饋。
對此，兩位作者提出了以下三個破除阻礙的做法：
時時共享團隊的目標
「為什麼會成立這個團隊？」確實掌握團隊的目標、目的是最重要的。在職場上，團隊存在的意義便是達成目標。要留意的是，團隊的目的並不是「促進成員間的友好情感」，團隊合作的成果才是關鍵所在。「團隊現在的目標是什麼？」不光是開始團隊合作時，而是在每次合作時都必須反覆確認，並與彼此共享。
建立團隊反饋的基本規則
人與人之間，不可能沒有半點矛盾或糾葛。當團隊發生衝突的時候，該怎麼處理？關鍵就在於事先建立基本的溝通規則。每一個團隊都可以創造屬於自己的基本規則，只要在團隊成立的初期，大家共同討論確定即可。
兩位作者提出一些常見的溝通規則：一、積極聆聽；二、虛心採納；三、嚴禁批判；四、勇於提問；五、不分職位高低；六、嚴守時間；七、不推卸責任；八、保持中立。
不過，這些基本規則很可能會隨著時間流逝而被遺忘。為避免出現基本規則形同虛設的情況，可以在會議中適時提醒。此外，也應在議程中排入「意見分享時間」，以養成團隊成員的反饋習慣。
創造一對一的對話機會
基本上，反饋應該以團隊的形式進行，但是有時候一對一的對話方式，反而更容易促進聆聽與意見接納。前面提到，無法反饋的其中一個原因是，因為時間、成本處於「不可逆的點」。這個時候，如果另一名成員持不同意見，認為還有機會挽回，或許就有進一步修正的機會。而在團隊面前難以啟齒的反饋意見，反而能夠在一對一的情況下說出口。
人之所以聚集在一起，就是為了達成無法獨力完成的事物。唯有每個人都把團隊的事當成自己的事，持續掌握目標，在行動的同時，持續探尋課題，並持續給予反饋，適時地發揮個人的領導能力，才能使團隊進入「團隊合作中」的狀態，打造既不斷開創佳績，又能帶來希望的最強團隊。
請加入團體訂閱，帶領團隊共讀EMBA雜誌
延伸閱讀，好書推薦：
【21堂主管必修的帶人學】
當部屬說「目標訂太高了」、「為什麼是我負責這個專案」、「因為……，進度又落後了」、「我沒有什麼想法」，面對這些情境，你該怎麼辦？
21位重量級管理顧問，針對主管最心累、最苦惱的5大管理現場、21個領導情境，給主管最實用的建議：王冠軍、何文堂、李彥興、卓勝國、林奕威、柯全恒、桂竹安、張昀煒、張敏敏、郭希文、陳茂雄、陳雲雀、彭建文、曾郁卿、馮仁厚、楊嘉慶、萬子綾、廖哲鉅、鄭偉修、謝文憲、蘇文華（依姓氏筆畫排序）
.jpg)
出版社：長河
作者：ＥＭＢＡ雜誌編輯部
定價：420元｜79折優惠332元
【放手去活：領導大師(Marshall Goldsmith)的一對一教練克，協助你減少懊悔，活出自我實現的無悔人生】
全球第一領導大師馬歇．葛史密斯（Marshall Goldsmith），財星五百大企業CEO的教練，繼「練習改變」（Triggers）等暢銷書之後，推出的重量級著作，教你如何減少懊悔，活出一個自我實現、豐富滿足的人生。書中提供「無悔人生」的13個練習，一步步教你自我探索，克服阻礙，活出精彩滿足的人生
.jpg)
出版社：長河
作者：馬歇‧葛史密斯
定價：450元｜79折優惠356元
延伸學習資源：
ＥＭＢＡ雜誌專為新一代主管推出的學習計畫，挑出主管最常遭遇的問題，每月透過一堂線上課，邀請傑出領導人與顧問分享經驗，引導思考，即時解答你的困惑。
*每月學習模組*
1堂導師課：當月導師線上授課與回答問題，共90分鐘（可看回放）
6個延伸學習教材：課前課後延伸閱讀6篇文章／影音
1個管理小工具：提供主題圖表或工具，運用於工作中
.png){kind=logo}
了解更多（點我）相關文章 ARTICLES
