別再告訴員工「該怎麼做」

親愛的主管，別再插手員工自己就能完成的工作，

他們的能力與創造力，其實超出你原本的期待。

許多主管都很納悶，為什麼已經規劃好了專案細節，也向團隊講解過，該怎麼做才能快速完成任務，但他們最後繳出來的成績單，卻總在及格邊緣徘徊？是大家不夠努力，還是計畫不夠詳盡？
 

資深顧問吉爾基（Charlie Gilkey）在繆斯管理網站（The Muse）上指出，當主管沒有分配好自己與團隊的時間，事事都要干涉與過問，過度的微管理反而會束縛員工，讓他們無法發揮應有的表現。
 

想要幫助團隊完成任務，成為一位更好的領導人，吉爾基建議，不妨採取下列四個方法：

1.採用三分之一／三分之二法則
 

沒有人喜歡在最後一刻，才拿到原本一直壓在別人手上的專案計畫。根據三分之一／三分之二法則，主管應該給予團隊三分之二的時間來執行專案。也就是說，若你必須在十個工作天內完成一項任務，那麼，你應該在兩個工作天之內，將整個專案的大致細節交到團隊手上。
 

由於工作中總是會有緊急的事或突發狀況出現，對忙碌的主管來說，雖然沒辦法每次做事都採用這個法則，但這確實是一個有效的做事方法。
 

很多主管都非常抗拒三分之一／三分之二法則，因為他們喜歡一口氣給出完整的計畫，或先規劃好所有細節。事實上，這很可能是領導人缺乏自信，和不信任團隊的藉口。
 

如果你的團隊成員都是對的人，你也已經說明工作流程，那麼，在告訴團隊大致的規劃後，他們便能進行一些準備，讓專案早點開始啟動。如此一來，主管不僅不會再聽到，大家追趕最後期限的牢騷，還可以避免趕工所造成的績效低落。

2.告訴團隊要做什麼，而不是該怎麼做
 

很多主管做不到三分之一／三分之二法則的原因，是因為他們想將任務的每一步、每一秒需要怎麼做，都規劃出來。
 

想要成為一位有效的領導人，你應該給予團隊一些指導原則，並讓他們自己思考和決定，要用哪種方法來完成任務。
 

有一個簡單的方法，可以幫助主管檢查，自己是不是給了團隊太多不必要的資訊。問問自己，你是在告訴他們「要做什麼」，還是在告訴他們「該怎麼做」。若你是在告訴團隊「該怎麼做」，這就代表部屬的訓練不夠充分，或者你在浪費彼此的時間。
 

如果團隊不知道該怎麼做，那就提供他們訓練；如果他們早就知道該怎麼做了，那就不要擋住他們，讓他們盡情發揮。你的目標應該是讓團隊完成他們的工作，而且要比你親自動手時做得更好：你負責做出重大的決策，而他們負責落實。

本文未完，全文請見EMBA雜誌374期