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找出第一要事

太忙?你需要時間製造法

EMBA雜誌387期 / EMBA雜誌編輯部
2019.03.04

 

每個人都知道,要將時間花在對的地方,但能真正做到的人,卻少之又少。現在就運用四個步驟、一張表格,為重要的事情,「製造」時間!

 

「我今天到底做了什麼有意義的事?」在忙碌了一整天後,你是否曾在夜深人靜時,心中浮出這樣的疑問?或者,多年來你一直有個想要完成的計畫,但這個計畫到現在從未開始?


將時間花在真正重要的事情上,是大多數人都了解的道理,但是真正能夠做到的人卻非常少。為什麼人們在「忙與盲」之間失去了方向?為什麼重要的事情,總在日復一日的生活中消磨殆盡?
暢銷書「衝刺計畫」(Sprint)作者納普(Jake Knapp)與澤拉斯基(John Zeratsky)指出,這都是兩股黑暗的力量在作怪:第一是「不忙碌不行的文化」,好像焦頭爛額等同於成功一樣;第二是,無處不在、可以隨時刷新的資訊來源,像是手機應用程式、串流影音和社交媒體。


他們將這兩股黑暗力量稱為忙碌風潮(busy bandwagon)和無盡之池(infinity pools)。前者使忙碌變成一種義務,使你筋疲力盡;後者則干擾你的專注力,並吃掉你忙碌之餘的剩餘時間。最可怕的是,這樣忙碌與飽受干擾的狀態,已經成為我們生活的預設狀態。


納普在谷歌(Google)與谷歌創投累計了十年的經歷,澤拉斯基有十五年的設計師經驗,服務過的公司包含YouTube與谷歌創投等公司。他們揉合了衝刺計畫的概念,以及多年設計科技產品的經驗,在最近出版的「時間製造機」(Make Time)一書中,提出了一套「時間製造法」,幫助人們擺脫無謂的忙碌與無盡的干擾,重新掌控時間與注意力,找出時間做真正重要的事。


然而,這套方法的重點不在於無止盡地追求效率的提升,而是要讓你每天都能抽出時間,集中精神完成「一件」要事,無論是完成某個重要專案報告,或是坐下來練練吉他。


不需要顛覆現在的生活,也不需要採取激進的行動,只要隨著「時間製造法」的四個步驟,運用一些小策略,每天記錄並調整,你也可以重新奪回掌控權。以下是「時間製造法」的四個步驟:

 

1.第一要事
選擇當日的最優先事項


被忙碌風潮影響的人,總是想在一小時之內塞進四小時的工作,但量往往不代表質。因此,與其企圖大小事都包辦,不如把重心放在優先事項上。


每天,都選擇一件本日第一要事。這不會是你今天會做的唯一一件事,但卻是你在行事曆上要堅定保護的預定事項。有意識地選擇要做什麼重要的事,是幫助你在與忙碌風潮和無限之池拉鋸當中,勝出的第一步。


要事應該有哪些特質?它應該是六十到九十分鐘內可完成的事,不會讓你很難排進行事曆中,又足夠有意義,且讓你有機會進入心流(flow)狀態,全心投入。


要注意的是,第一要事不見得都必須當天完結,它可以有延續性。例如,你在正職之餘寫本小說,那麼你可能好一陣子的每日第一要事都是「完成一千五百字的草稿」,而寫稿時間按照本身偏好,安排在上班前或是晚飯後都有可能。


然而,要如何從冗長的待辦清單上,挑出那麼一件最優先事項?有以下三個評估基準可以篩選:

 

1.迫切性。若某件事非得在今天完成,它就該是第一要事。你可以查看自己的待辦清單、行事曆等,有哪些大小中等,但又急迫的要事,比如你所負責的某個活動必須找場地。


2.滿意度。若上一條是評估什麼事「必須」完成,這一條則是你「想要」完成什麼事,而且辦到這點會帶給你莫大的成就感。這些通常是對你而言很重要,但因為並不迫切,總是被一延再延的事,比如寫小說的夢想。


3.愉悅度。「時間製造法」的目的在於,將時間重新掌控在自己手中,並用在你覺得值得的事情上。而這件事不一定要對你的生產力有幫助,可以單純是讓你的人生更快樂。比如說享受一點親子同樂時間,或只是自己玩數獨。只要是你有意識所安排的活動,就不是浪費時間。


挑選好了第一要事,接下來就是為它製造專屬的時間。兩位作者提出幾個策略,首先就從為它排定時間開始。想想它需要多少時間,你想什麼時候做,再將它寫入行事曆裡。這會使你在待辦事項有時間衝突時,做出取捨,讓其他工作或私人安排都繞道而行。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌387期

 

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