太忙？你需要時間製造法

每個人都知道，要將時間花在對的地方，但能真正做到的人，卻少之又少。現在就運用四個步驟、一張表格，為重要的事情，「製造」時間！

「我今天到底做了什麼有意義的事？」在忙碌了一整天後，你是否曾在夜深人靜時，心中浮出這樣的疑問？或者，多年來你一直有個想要完成的計畫，但這個計畫到現在從未開始？

將時間花在真正重要的事情上，是大多數人都了解的道理，但是真正能夠做到的人卻非常少。為什麼人們在「忙與盲」之間失去了方向？為什麼重要的事情，總在日復一日的生活中消磨殆盡？
暢銷書「衝刺計畫」（Sprint）作者納普（Jake Knapp）與澤拉斯基（John Zeratsky）指出，這都是兩股黑暗的力量在作怪：第一是「不忙碌不行的文化」，好像焦頭爛額等同於成功一樣；第二是，無處不在、可以隨時刷新的資訊來源，像是手機應用程式、串流影音和社交媒體。

他們將這兩股黑暗力量稱為忙碌風潮（busy bandwagon）和無盡之池（infinity pools）。前者使忙碌變成一種義務，使你筋疲力盡；後者則干擾你的專注力，並吃掉你忙碌之餘的剩餘時間。最可怕的是，這樣忙碌與飽受干擾的狀態，已經成為我們生活的預設狀態。

納普在谷歌（Google）與谷歌創投累計了十年的經歷，澤拉斯基有十五年的設計師經驗，服務過的公司包含YouTube與谷歌創投等公司。他們揉合了衝刺計畫的概念，以及多年設計科技產品的經驗，在最近出版的「時間製造機」（Make Time）一書中，提出了一套「時間製造法」，幫助人們擺脫無謂的忙碌與無盡的干擾，重新掌控時間與注意力，找出時間做真正重要的事。

然而，這套方法的重點不在於無止盡地追求效率的提升，而是要讓你每天都能抽出時間，集中精神完成「一件」要事，無論是完成某個重要專案報告，或是坐下來練練吉他。

不需要顛覆現在的生活，也不需要採取激進的行動，只要隨著「時間製造法」的四個步驟，運用一些小策略，每天記錄並調整，你也可以重新奪回掌控權。以下是「時間製造法」的四個步驟：

1.第一要事
選擇當日的最優先事項

被忙碌風潮影響的人，總是想在一小時之內塞進四小時的工作，但量往往不代表質。因此，與其企圖大小事都包辦，不如把重心放在優先事項上。

每天，都選擇一件本日第一要事。這不會是你今天會做的唯一一件事，但卻是你在行事曆上要堅定保護的預定事項。有意識地選擇要做什麼重要的事，是幫助你在與忙碌風潮和無限之池拉鋸當中，勝出的第一步。

要事應該有哪些特質？它應該是六十到九十分鐘內可完成的事，不會讓你很難排進行事曆中，又足夠有意義，且讓你有機會進入心流（flow）狀態，全心投入。

要注意的是，第一要事不見得都必須當天完結，它可以有延續性。例如，你在正職之餘寫本小說，那麼你可能好一陣子的每日第一要事都是「完成一千五百字的草稿」，而寫稿時間按照本身偏好，安排在上班前或是晚飯後都有可能。

然而，要如何從冗長的待辦清單上，挑出那麼一件最優先事項？有以下三個評估基準可以篩選：

1.迫切性。若某件事非得在今天完成，它就該是第一要事。你可以查看自己的待辦清單、行事曆等，有哪些大小中等，但又急迫的要事，比如你所負責的某個活動必須找場地。

2.滿意度。若上一條是評估什麼事「必須」完成，這一條則是你「想要」完成什麼事，而且辦到這點會帶給你莫大的成就感。這些通常是對你而言很重要，但因為並不迫切，總是被一延再延的事，比如寫小說的夢想。

3.愉悅度。「時間製造法」的目的在於，將時間重新掌控在自己手中，並用在你覺得值得的事情上。而這件事不一定要對你的生產力有幫助，可以單純是讓你的人生更快樂。比如說享受一點親子同樂時間，或只是自己玩數獨。只要是你有意識所安排的活動，就不是浪費時間。

挑選好了第一要事，接下來就是為它製造專屬的時間。兩位作者提出幾個策略，首先就從為它排定時間開始。想想它需要多少時間，你想什麼時候做，再將它寫入行事曆裡。這會使你在待辦事項有時間衝突時，做出取捨，讓其他工作或私人安排都繞道而行。

本文未完，全文請見EMBA雜誌387期