首頁 > 個人管理 > 簡報可以這樣做
別再老套

簡報可以這樣做

EMBA雜誌397期 / EMBA雜誌編輯部

 

你才開始放出第一張投影片,聽眾就紛紛滑起手機;你用心準備簡報內容,客戶卻冷漠回應。演講或簡報時,該如何抓住觀眾的注意力?


史丹佛大學講師亞伯拉罕(Matt Abrahams)在快速企業雜誌(Fast Company)表示,一般人在簡報時,容易落入一些制式做法,導致內容千篇一律。他指出,以下是簡報最容易出錯的五個環節,運用一些簡單的技巧,可以大幅提高演講吸引力:


1. 開頭。「大家好,叫……,我今天要簡報的題目是……。」這種開場白老套又缺乏原創性。與其這樣開場,不如學○○七電影,以動感的方式抓住觀眾的眼球。一個故事、一個投票、一個啟發大家思考的問題,或是一段短片,都能立即吸引觀眾的目光。


事實上,會議也可以這樣開場。先問與會者,你希望他們回答的一、兩個問題,大家回答後再進入會議,這樣能讓大家從一開始就進入狀況。


2. 結尾。心理學研究發現,人們會比較記得開頭與結尾,並會期待講者多花些時間總結他們的簡報。
一個漂亮的結尾要簡潔有力,因為一旦觀眾知道你的簡報已進入尾聲,他們的注意力便會逐漸移轉。想有個漂亮的結尾,可先說「感謝您用心聆聽」,再直接說出你這次簡報的目標:你想讓觀眾思考、記得什麼事,以及接下來他們應採取什麼行動。


3.轉場。轉場是簡報時,觀眾最容易分心的環節。以下這四種時候,一定要有順暢的轉場:一、從這個重點連接到下個重點時;二、投影片開始和結束時;三、從簡報接到問答環節時;四、要交棒給下個講者時。


除了「所以」、「接下來」等台詞之外,想要順暢的轉場,你需要根據剛才的內容,做出有力的小結,例如,「面臨這麼重要的問題,什麼才是最好的解決方案?」再轉到下個重點。


4. 絆著你的詞語。許多主管在溝通時,常不自覺地說降低說服力的詞語。例如,「我覺得我們也許可以開發新市場。」「也許可以」這類詞語,會讓主管顯得不夠堅定,降低溝通成效。


想要有效解決這個問題,必須先找出你慣用的贅詞,你可以請別人幫忙聽你的簡報,接著,找尋更強勁的詞語來替換。舉例來說,「我覺得」可以替換成「我相信」或「我知道」;「也許可以」可以替換成「應該」。


5. 想背稿。許多人喜歡背下演講稿,但因為想照稿演出,壓力更大,更容易犯錯,也限制了隨機應變的能力。


想解決這個問題,你可以想像自己是觀眾,從這個角度發想簡報結構,再根據這個結構,列出大綱,按照大綱練習,但所說的話不一定要每次都一樣。


一個活潑的開場搭配順暢的轉場,再來一個簡潔有力的結尾,你就能從頭到尾,牢牢抓住觀眾的注意力了。

 

相關文章 ARTICLES
尋找原因,不要結果 閱讀達人教你如何閱讀
閱讀商管書籍時,記得向「一流的變態」學習;畫重點時,小心不要盡畫一些「陶醉線」。 ... ...
2017.02.27
READ
改善工作環境 三個方法,舉發惡同事
每次都到截止日期前,才纏著別人協助自己完成工作;喜歡在背後說長道短,離間同事之間 ... ...
2018.08.15
READ
面對面交際 避開七個社交地雷
管理顧問亞卡普(Nellie Akalp)在全企業網路媒體(AllBusines ... ...
2016.12.07
READ
女性領導人 細心,但不要瞎操心
反覆回想發生過的事件、過度解釋外在事物和自身的關聯,而這並不是細心,反而比較像是 ... ...
2018.06.15
READ
睡眠的重要性 你的主管睡飽了嗎?
根據經濟學人雜誌(Economist)的報導,越來越多證據顯示,睡眠不足,對主管 ... ...
爭吵不能解決問題 別將溝通變成辯論比賽
職場上,一不小心,討論就會變成爭吵,甚至造成難以彌補的傷害。究竟該如何表達自己的 ... ...
2018.09.18
READ