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執行力公司總經理 鄭偉修

如何運用私董會解決團隊問題?

EMBA雜誌399期 / EMBA雜誌編輯部
2019.10.31

 

Q:我經營一家電子公司,在帶領團隊時發現,主管們常常遇到各種五花八門的問題,但我們也無法一遇到問題,就去請教顧問,或是立刻藉由閱讀管理書籍獲得充分的解答。


有沒有什麼方法,能夠幫助團隊,讓他們在遇到問題時,互相學習,幫忙彼此一起想到解決方案?


A:許多企業經常都會遇到這類的困擾。想要解決這樣的問題,我建議採用私董會的做法。私董會是近年逐漸盛行的做法,能幫助團隊成員互相學習,看到自己看不到的盲點,並提升解決問題的能力,有助於跨部門團隊的合作。


私董會的全名是「私人董事會」,源自美國,主要推動機構為偉事達顧問公司(Vistage)。會議中,由一位主持人帶領,請一位案主提出自己的困擾或所面臨的挑戰,其他參與者則是透過大量的提問,幫案主想清楚他真正的問題是什麼,之後一起協助他找出可能的解決方案。


私董會運用了麻省理工學院資深講師夏默(C. Otto Scharmer)提出的「U型理論」(Theory U)的精神,大致可分為以下七個步驟:


步驟1 選出案主


私董會的案主是由與會者聽完所有人的問題後,選出最需解決的那個問題而遴選出來的。


被選為案主的人,要先花五分鐘,跟大家清楚地說明他問題的狀況和背景,並強調這個問題對他而言為何很重要。接著,再向大家說明他為了這個問題,目前做出了哪些行動。最後,請大家協助他解決這個問題。


步驟2 探究核心問題


這個步驟的目的在於,透過提問,讓案主回答問題,藉此整理他的思緒。那些他曾經思考過,或是沒有思考過的問題,往往會在這個步驟中浮現。這個提問的環節佔會議很大的比重,因為要先釐清真正需要解決的核心問題為何,後面才能給出有建設性的建議。


因此在這個步驟,私董會的主持人需請與會者先提問,而且只能問開放式的問題。所謂的開放式問題指的是,需要案主做出詳細說明的問題,所以不能提出答案為「是/不是」,或「有/沒有」,這樣能簡單回答的問題。


常見開放式的問題,有以下五個種類:

 

1.診斷型提問


這樣的提問主要是在探究過去的事實,並抽絲剝繭,從大到小,逐步限縮問題的範圍,以幫助對方儘快找出核心的問題。如果與會者較直率,提出的問題可能會帶來「當頭棒喝」的效果。譬如說,問案主:「當看到公司的中階主管責備部屬,你會怎麼做?」案主回答,會先旁觀。接著他再問案主:「那你為什麼沒有直接跟他說?你在擔心什麼?害怕什麼?」


一般而言,人們的行為會來自本身的觀念、態度,有時這種單刀直入的問題,能直接問到案主真正憂慮的事情。不過,追問這種問題時的態度,要看與會者彼此的信賴與默契程度決定。若是在定期召開,且行之有年的私董會中,成員彼此都熟識,也有一定的信賴與默契,這樣的問題便是合適的。


但若是才舉辦不到幾次的初期私董會,與會者彼此都還不熟,提出較直率的問題時,可能就需要留意態度,才能在不冒犯案主的情況下,依然達到相同的效果。


2.創意型提問


有時候,私董會上也會出現能激發案主創意、打破框架的問題。舉例來說,一個能幫助案主思考的問題,就是問他:「如果是……?」的問題(What if)。


例如,「如果他是領導力大師葛史密斯(Marshall Goldsmith),遇到這種狀況,他會怎麼做?」這樣的問題,能幫助案主跳脫本身的角色,激發他的想像,思考新的解決方法。


3.科學型提問


這類型的提問主要是觀察一些現象、事實,根據案主前面的說明,進一步提出問題。和診斷型提問不同,科學型的提問會深入探究支持事實的一些證據,並較重視資料、數據,因此比診斷型提問嚴謹。
譬如說,「為什麼你會認為你的部屬需要改進?是因為他們的績效嗎?」這樣的問題,就能幫助案主找尋客觀事實,證明問題的狀況。

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌399期

 

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