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專訪時間管理大師艾倫David Allen

別把心靈當倉庫

EMBA雜誌287期 / EMBA雜誌編輯部
2014.11.10

 

艾倫(David Allen)是全球知名的生產力大師,他於二○○一年出版的「把事情做好」(Getting Things Done,中譯本譯為「搞定」)一書,被翻譯成三十種語言,暢銷全球。

 

許多企業主管不只辦公室堆滿資料、專案,在心中,他們有更多不斷出現的工作、課題,胡亂糾結,形成排山倒海的壓力。艾倫指出,企業主管不能把自己的心靈和腦袋當作倉庫,堆放這些雜事,而必須清空,借用外在的工具,捕捉、釐清、組織這些事情,才有餘裕面對不斷出現的挑戰。

 

艾倫將這本書中提出的架構,發展成GTD行動管理法,協助企業進行管理。二○○八年,他又推出續集「管用」(Making It All Work),這本書被芝加哥大學商學院列為研究生必讀的書。

 

以下是艾倫在美國芝加哥接受本刊專訪的摘要:
 

 

■很多企業主管共同的問題,就是同時要處理很多事情,感覺被淹沒。你說,這是因為他們自己是瓶頸,為什麼?

 

□對大多數主管來說,他們被課題、問題所干擾,主要是,他們在心中有個承諾必須處理這件事。我們都有很多這樣的事情。如果這些事只存在你腦中,你心中永遠都有個負擔,必須做點事情。問題是,你不可能一次做兩件事情,所以只要你的心裡有超過兩件事情,就會為你創造出一種挫折、壓力、被淹沒的感覺。所以關鍵就是,你必須把這些事情拿出來,釐清、組織、檢討。

 

■你特別提到要將結果視覺化,以及將目標寫下來,主要的意義是什麼?

 

□視覺不一定是心中的圖像,有時是你走出會議室時,心中的感覺。很多人都用不同的方式說過:「如果你不知道要到哪裡去,走哪條路都一樣。」知道你要去哪裡,然後連結你的不同心理層面,朝向這個結果。你的心理狀態會帶領你走向結果。

 

如果你進入一個會議室,你知道這個會議的成功指的是什麼,你就會知道,要花多少時間在議程上,就會有標準來衡量這個會議是否有生產力。

 

把目標寫下來

 

大多數人認為自己對目標很清楚,其實不然,除非寫下來。所以很多人說,高績效的人會把目標寫下來。我們都說要成功,但是成功到底長得什麼樣子?例如,對有些人來說,成功就是提高一O%的利潤,對有些人則是五○%。團隊成員要彼此確認,成功到底是什麼樣子。

 

特別是當團隊成員一起工作時,大家必須唱同一個譜,朝向同一個目標。很多時候,我們用的字眼是一樣,但是心中的圖像卻不一樣。例如,你告訴小孩要把房間弄乾淨,他說,他已經清理得很乾淨了,但對你來說還差太遠。

 

所以,我們要問,當這個專案完成時,會是什麼樣子。

 

■你書中提到,很多人的待辦事項清單都有問題,問題是什麼?

 

□大多數人還沒有把列在待辦清單上的事情想清楚。如果你還沒有決定好有關「媽」或「雇用新助理」「啟動新工廠」的下一步,誰、在哪裡做,你就會一直想,我該怎麼做,我該怎麼做。一直到你想清楚,我下一個動作必須打電話給佛雷德,問他有關……的事,你才會鬆一口氣。

 

大多數人的生活方式是,焦慮地想,如何決定接下來應該做什麼事情。他們沒有真正想清楚,所以就一直處在焦慮中。

 

想清楚,要達成你要的結果,必須做什麼,下一個必須採取的動作是什麼,只有到「打電話給佛雷德」這樣清楚的步驟,你才結束這個流程。不是說接下來不用想,而是這個部份完成了。如果你不注意那些必須注意的,未來你就會花更多注意力在上面。

 

下一步是什麼?

 

舉一個例子,我教練的一個客戶,是一家非常知名公司的高階主管。他剛剛從另一個產業被挖角過來,未來可能接任這家公司的領導人位置。因為他不熟悉這個產業,也不了解這家公司的政治,所以他盤旋心中最大的事是,公司裡大約有五十個人,是他應該要花時間建立關係的。
 

我們怎麼做?我們列一張表,這些人一直在他腦筋裡打轉,所以我和他一起花時間把這些人的名字都寫下來,然後針對每個人,我們想,下一個動作要做什麼。例如,「我需要和這個人共進兩次午餐。」太好了,我們列一張很長的表,給他的助理。一個小時,這件事情就完成了。
 

不只如此,去年十一月四號,他有四千五百封電子郵件堆積在信箱裡,五號這天,一封都沒有了。以前他是每個人的瓶頸,每個人要等他的同意或意見才能往下走。之後他的部屬都知道,有關他必須參與的專案,都會照著時間完成。

 

我共識的人,都有不同版本像這樣的故事。他們沒有想清楚他們手上的問題是什麼,所以他們被淹沒了。

 

■這麼多年來,有這麼多時間管理的書,為什麼就是有這麼多人很難「把事情做好」?

 

□這就像為什麼這麼多人需要運動,需要對別人好一點,需要更聚焦在重要的事情上,但做不到。這些都是人性的課題。 

 

另一個答案是,我不知道。我不知道為什麼這麼普通常識的問題,不過就是改變行為,卻這麼困難。你要花兩年才能學會探戈,或者義大利文,所以你也要兩年才能學會GTD,改變習慣,學會讓事情不堆積在腦袋裡。

 

過去,時間管理這個課題被貼上了錯誤的標籤。當你貼錯了標籤,就得不出對的解決方案。時間管理的關鍵其實不是管理時間,而是如何管理焦點,以及把注意力放在哪些課題上。

 

這是一種思考的方式。因此,我們在協助企業時,我們的產出(deliverable)之一是一個思考流程。當我們離開時,企業必須學會在開始開會時,問:「我們這個會議要達成什麼?」會議結束時,問:「我們的下一步是什麼?」

 

彼得杜拉克說:「知識工作者最大的挑戰就是,定義你的工作是什麼。」我協助客戶的重點是,定義你如何定義你的工作。你有五萬尺、也有一萬尺高空的工作,你有email要回,但你同時有策略規劃要做。你還要維持人際關係,以及照顧自己的健康。這些都是你必須投入的工作。所以一個GTD企業,不是永遠讓一切都在掌控中,也不是永遠聚焦,但你必須知道如何讓自己掌控和聚焦。

 

GTD組織的真正關鍵是,很快地重新設定(reset)。當環境改變,你知道如何改變內部作業,改變焦點。這種敏感度會快速重新將人聚焦在對的地方。這就是清空(clear space)的策略性價值。你會更清爽,能將資源聚焦在重要的事情上。

 

把眼前的事情清空

 

如果你的頭腦清空,你就可以處理任何你覺得重要的事情。相反地,當大家常常處於壓力很大的狀態,腦袋就會進入一種情緒反應,也就是逃走或戰鬥(flight or fight)的狀態,很直覺地在處理事情。如果你把一大堆不完整的事情,都堆在心裡,那不是最好的處理方式。

 

■要清除這些事情,本身就是一個很大的挑戰。對企業主管來說,要怎麼做?

 

□寫下來,或把它放在籃子裡。如果你有一件事情沒有完整、沒有決定,你永遠不會有一張乾淨的桌子。如果你把這些東西散置各處,你就會到處覺得被淹沒。相反地,如果你把眼前的事情,放在一個具體或虛擬的籃子裡,心裡就不會有障礙,因為你知道會把它清空。

 


 

5/9 一起連線 生產力大師艾倫
EMBA企業學習論壇【改變,讓學習發生】

 

生產力與效率管理大師艾倫David Allen X 6家企業高階主管實務案例分享,

2019年最有溫度與深度的研討會

 

時間|2019.5.09(四) 9:00~17:00   地點|台北富邦國際會議中心

 

艾倫演講主題:
讓一切不再失控,讓工作達到目標
提高生產力,交出成果的藝術

 

 

標籤. 時間管理心靈成長忙碌負擔
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