首頁 > 個人管理 > 別把心靈當倉庫
專訪時間管理大師艾倫David Allen

別把心靈當倉庫

EMBA雜誌287期 / EMBA雜誌編輯部
2014.11.10

 

艾倫(David Allen)是全球知名的生產力大師,他於二○○一年出版的「把事情做好」(Getting Things Done,中譯本譯為「搞定」)一書,被翻譯成三十種語言,暢銷全球。

 

許多企業主管不只辦公室堆滿資料、專案,在心中,他們有更多不斷出現的工作、課題,胡亂糾結,形成排山倒海的壓力。艾倫指出,企業主管不能把自己的心靈和腦袋當作倉庫,堆放這些雜事,而必須清空,借用外在的工具,捕捉、釐清、組織這些事情,才有餘裕面對不斷出現的挑戰。

 

艾倫將這本書中提出的架構,發展成GTD行動管理法,協助企業進行管理。二○○八年,他又推出續集「管用」(Making It All Work),這本書被芝加哥大學商學院列為研究生必讀的書。

 

以下是艾倫在美國芝加哥接受本刊專訪的摘要:
 

 

■很多企業主管共同的問題,就是同時要處理很多事情,感覺被淹沒。你說,這是因為他們自己是瓶頸,為什麼?

 

□對大多數主管來說,他們被課題、問題所干擾,主要是,他們在心中有個承諾必須處理這件事。我們都有很多這樣的事情。如果這些事只存在你腦中,你心中永遠都有個負擔,必須做點事情。問題是,你不可能一次做兩件事情,所以只要你的心裡有超過兩件事情,就會為你創造出一種挫折、壓力、被淹沒的感覺。所以關鍵就是,你必須把這些事情拿出來,釐清、組織、檢討。

 

■你特別提到要將結果視覺化,以及將目標寫下來,主要的意義是什麼?

 

□視覺不一定是心中的圖像,有時是你走出會議室時,心中的感覺。很多人都用不同的方式說過:「如果你不知道要到哪裡去,走哪條路都一樣。」知道你要去哪裡,然後連結你的不同心理層面,朝向這個結果。你的心理狀態會帶領你走向結果。

 

如果你進入一個會議室,你知道這個會議的成功指的是什麼,你就會知道,要花多少時間在議程上,就會有標準來衡量這個會議是否有生產力。

 

把目標寫下來

 

大多數人認為自己對目標很清楚,其實不然,除非寫下來。所以很多人說,高績效的人會把目標寫下來。我們都說要成功,但是成功到底長得什麼樣子?例如,對有些人來說,成功就是提高一O%的利潤,對有些人則是五○%。團隊成員要彼此確認,成功到底是什麼樣子。

 

特別是當團隊成員一起工作時,大家必須唱同一個譜,朝向同一個目標。很多時候,我們用的字眼是一樣,但是心中的圖像卻不一樣。例如,你告訴小孩要把房間弄乾淨,他說,他已經清理得很乾淨了,但對你來說還差太遠。

 

所以,我們要問,當這個專案完成時,會是什麼樣子。

 

■你書中提到,很多人的待辦事項清單都有問題,問題是什麼?

 

□大多數人還沒有把列在待辦清單上的事情想清楚。如果你還沒有決定好有關「媽」或「雇用新助理」「啟動新工廠」的下一步,誰、在哪裡做,你就會一直想,我該怎麼做,我該怎麼做。一直到你想清楚,我下一個動作必須打電話給佛雷德,問他有關……的事,你才會鬆一口氣。

 

大多數人的生活方式是,焦慮地想,如何決定接下來應該做什麼事情。他們沒有真正想清楚,所以就一直處在焦慮中。

 

想清楚,要達成你要的結果,必須做什麼,下一個必須採取的動作是什麼,只有到「打電話給佛雷德」這樣清楚的步驟,你才結束這個流程。不是說接下來不用想,而是這個部份完成了。如果你不注意那些必須注意的,未來你就會花更多注意力在上面。

 

下一步是什麼?

 

舉一個例子,我教練的一個客戶,是一家非常知名公司的高階主管。他剛剛從另一個產業被挖角過來,未來可能接任這家公司的領導人位置。因為他不熟悉這個產業,也不了解這家公司的政治,所以他盤旋心中最大的事是,公司裡大約有五十個人,是他應該要花時間建立關係的。
 

我們怎麼做?我們列一張表,這些人一直在他腦筋裡打轉,所以我和他一起花時間把這些人的名字都寫下來,然後針對每個人,我們想,下一個動作要做什麼。例如,「我需要和這個人共進兩次午餐。」太好了,我們列一張很長的表,給他的助理。一個小時,這件事情就完成了。
 

不只如此,去年十一月四號,他有四千五百封電子郵件堆積在信箱裡,五號這天,一封都沒有了。以前他是每個人的瓶頸,每個人要等他的同意或意見才能往下走。之後他的部屬都知道,有關他必須參與的專案,都會照著時間完成。

 

我共識的人,都有不同版本像這樣的故事。他們沒有想清楚他們手上的問題是什麼,所以他們被淹沒了。

 

■這麼多年來,有這麼多時間管理的書,為什麼就是有這麼多人很難「把事情做好」?

 

□這就像為什麼這麼多人需要運動,需要對別人好一點,需要更聚焦在重要的事情上,但做不到。這些都是人性的課題。 

 

另一個答案是,我不知道。我不知道為什麼這麼普通常識的問題,不過就是改變行為,卻這麼困難。你要花兩年才能學會探戈,或者義大利文,所以你也要兩年才能學會GTD,改變習慣,學會讓事情不堆積在腦袋裡。

 

過去,時間管理這個課題被貼上了錯誤的標籤。當你貼錯了標籤,就得不出對的解決方案。時間管理的關鍵其實不是管理時間,而是如何管理焦點,以及把注意力放在哪些課題上。

 

這是一種思考的方式。因此,我們在協助企業時,我們的產出(deliverable)之一是一個思考流程。當我們離開時,企業必須學會在開始開會時,問:「我們這個會議要達成什麼?」會議結束時,問:「我們的下一步是什麼?」

 

彼得杜拉克說:「知識工作者最大的挑戰就是,定義你的工作是什麼。」我協助客戶的重點是,定義你如何定義你的工作。你有五萬尺、也有一萬尺高空的工作,你有email要回,但你同時有策略規劃要做。你還要維持人際關係,以及照顧自己的健康。這些都是你必須投入的工作。所以一個GTD企業,不是永遠讓一切都在掌控中,也不是永遠聚焦,但你必須知道如何讓自己掌控和聚焦。

 

GTD組織的真正關鍵是,很快地重新設定(reset)。當環境改變,你知道如何改變內部作業,改變焦點。這種敏感度會快速重新將人聚焦在對的地方。這就是清空(clear space)的策略性價值。你會更清爽,能將資源聚焦在重要的事情上。

 

把眼前的事情清空

 

如果你的頭腦清空,你就可以處理任何你覺得重要的事情。相反地,當大家常常處於壓力很大的狀態,腦袋就會進入一種情緒反應,也就是逃走或戰鬥(flight or fight)的狀態,很直覺地在處理事情。如果你把一大堆不完整的事情,都堆在心裡,那不是最好的處理方式。

 

■要清除這些事情,本身就是一個很大的挑戰。對企業主管來說,要怎麼做?

 

□寫下來,或把它放在籃子裡。如果你有一件事情沒有完整、沒有決定,你永遠不會有一張乾淨的桌子。如果你把這些東西散置各處,你就會到處覺得被淹沒。相反地,如果你把眼前的事情,放在一個具體或虛擬的籃子裡,心裡就不會有障礙,因為你知道會把它清空。

 


 

5/9 一起連線 生產力大師艾倫
EMBA企業學習論壇【改變,讓學習發生】

 

生產力與效率管理大師艾倫David Allen X 6家企業高階主管實務案例分享,

2019年最有溫度與深度的研討會

 

時間|2019.5.09(四) 9:00~17:00   地點|台北富邦國際會議中心

 

艾倫演講主題:
讓一切不再失控,讓工作達到目標
提高生產力,交出成果的藝術

 

 

標籤. 時間管理心靈成長忙碌負擔
相關文章 ARTICLES
未來趨勢 和數位同事好好共處
未來,和你在一起工作的,很可能不是今天坐在你旁邊的那位同事,而是數位科技。 ...
2016.11.11
READ
找出第一要事 太忙?你需要時間製造法
每個人都知道,要將時間花在對的地方,但能做到的人少之又少。運用四個步驟、一張表格 ... ...
2019.03.04
READ
跳出盲點 打造零偏見決策
有信心的人點子應該比較聰明?過去成功過,照做應該錯不了?小心,你已經掉入大腦設下 ... ...
2019.01.11
READ
執行力 跳開五個陷阱,達成目標!
第一季已經過去,你的新年目標是否還未開始,或根本已經半途廢棄? ...
2019.04.06
READ
時刻學習 當一輩子的學生
今年三十五歲的財務顧問塞提,專門提供一般民眾理財建議。他所創設立的理財網站,擁有 ... ...
2017.09.19
READ
正面思考 快樂是一種選擇
無數研究顯示,人們其實可以透過努力,改進每天日常的正負面感覺,以及對人生的整體滿 ... ...
2017.02.09
READ