當職務出了錯

當一位員工的工作表現不佳時，主管直覺想到的是員工的問題，但有沒有可能是工作的問題？
 

哈佛商學院教授奚蒙斯（Robert Simons）指出，一個職務所握有的資源，以及對應的責任，如果比例失衡，再優秀的員工也做不好，註定會以失敗收場。是的，員工做不好，有可能是工作的錯。
 

他在哈佛商學院實用知識網站（HBS Working Knowledge）上指出，現今的辦公室裡太常見，公司對員工的要求不斷增加，但是要完成那些要求所需的資源，卻沒有跟著增加 。
 

奚蒙斯形容：「很多員工能夠掌控的只有一點點，但是他們的工作，卻與公司營收成長和利潤那樣關鍵的事情，綁在一起。」設計不良的職務，會使員工深感挫折，最終疲累不振。
 

任何職務要成功，員工獲得的資源與肩負的責任必須是平衡的。公司不妨透過以下四個問題，了解一個職務的設計是否正確：
 

1.出任這個職務的員工，手中握有哪些資源可以完成工作？所謂的「資源」包括，人力、預算、時間等。例如，若公司要求員工拉高營收到一億美元，主管需要回答：「要給員工多少人力跟預算，才能達到這個目標？」
 

2.公司使用哪些標準，衡量這位員工的表現？他的職責為何？公司如何記錄追蹤他的表現？哪些因素會被用來決定他的工作表現是否成功？衡量標準可能包括，銷售與營收目標、拿到幾個專利，或者推出幾樣產品、顧客滿意度等。
 

3.要達到目標，這位員工需要影響哪些人？他需要投入多少的時間與精力在跟其他人互動上，好讓他人往需要的方向前進？
 

如果這個職務的工作內容，員工坐在自己的辦公桌前就能完成，不太需要跟別人有什麼互動，那麼員工需要影響的人就不多；相對地，如果成功完成職責必須接觸到許多人，那麼員工需要影響的人就很多。
 

舉例來說，在亞馬遜網站擔任主管，因為公司創新而且以客為尊，如果員工要找出讓顧客開心的方法，例如加快出貨的速度，就必須影響許多人，依賴其他同事的合作。
 

4.當這位員工尋求幫助時，能夠獲得多少？如果手中握有資源的人不願意幫忙員工，他的工作保證做不好。
 

職務的內容越加越多，變得太過複雜，員工窮於應付，就容易模糊焦點，打亂事情的輕重緩急。奚蒙斯表示，一旦分析完一個職務後發現失衡，主管可以做的調整是增加資源，或者減低要求。
 

當一個職務出現問題時，需要採取的行動往往是將它簡化，釐清員工「不應該」再繼續做什麼。簡化指的可能是，員工要做一件事情，不需要再經過四個人同意；也可能是，不要再把員工加入公司的任何一個委員會了。