鍛鍊時間管理的肌肉

你是不是每天被工作拉扯，被截止期限追著跑？你是不是常在下班之前才發現，今天似乎沒有完成什麼重要的事情？

這是因為，「當這麼多的資訊不斷湧入，人們往往試圖完成所有事情，而不是有意識地決定，什麼最重要，什麼不那麼重要，什麼根本不重要。」富蘭克林柯維公司（Franklin Covey）生產力全球實務領導人蔻岡（Kory Kogon）指出。

「我們必須變得更有意識（intentional）。」她強調。對一個主管來說，必須有意識地自我檢視，是不是在做一些自己不需要做的事情，是不是正確地授權？「因為不授權是時間巨大的浪費，你等於在做別人的工作，而沒有做好領導人的工作。」

富蘭克林柯維公司是全球知名的領導力發展公司。蔻岡是該公司內容發展副總裁，著有「五個選擇」（The 5 Choices）等暢銷書。

蔻岡不久前來台擔任人才發展協會亞太年會（ATD Asia Pacific Conference）的主題演講者。她接受本刊專訪，以下是專訪摘要：

■很多主管每天疲於奔命，團隊績效卻沒有提升。公司應該如何為領導力充電？ 

□關於如何為領導力充電，我們有幾個洞察。第一個洞察是，每個團隊都有一個績效曲線，其中，只有少部分的人是模範生。如果每個人都像這些人一樣，那麼團隊會是一支偉大的團隊。

在績效曲線的另一端，有一些我們稱之為「永遠不會」（Never）的人。這些人無論你如何努力，他們基本上永遠不會改變。在績效曲線中間，是我們稱之為「尚未」（Not Yet）的人，真正的價值就在這些「尚未」的地方。

很多時候，領導人專注於那些永遠不會改變的人，試圖讓這些人做得更好，因此疲憊不堪；而那些模範生則沒有得到應有的肯定。然而這些「尚未」族群是，如果你給我一些幫助，給我一些肯定，我就會做得更好。領導人應該多花心思在這裡。

第二個洞察是，根據統計顯示，人們對改變的自然反應大多是負面的。大約有八八％的人，在被問及組織變革對他個人產生的影響時，他們的即時反應是，不好。「天啊，我們不希望改變發生。」他們說。

領導人必須意識到，這只是大腦面對改變的反射性思考，然後設法幫助你的團隊度過第一反應。

我們的洞察三是，我們有一個研究調查了三十五萬人，問他們把時間、注意力和精力放在哪裡。他們說，大約六○％的時間放在重要事情上，而不重要的事物佔了約四○％的時間。換句話說，人們感覺自己浪費了一半的時間。

這個六○／四○已經成為一種常態，領導人應該關注這件事，並且設法改變這個數字，讓每個人都對「重要」這個詞的含義有一樣的理解。

第四點是，如果沒有基於信任的基礎，我剛才說的一切都不會發生。因此，領導人應該從命令和控制的風格，轉向信任和激勵。

在我們的研究中，全球僅有八％的組織是真的以信任和激勵為基礎的組織，領導人也是如此。大多數領導人認為自己是信任和激勵的領導人，實際上他們更像是命令和控制型領導人的新時代版本。

我常說，沒有一個領導人早上醒來，在想著今天我要怎麼讓部屬痛苦。透過這四件事，團隊的士氣和績效都將變得更好。

■你是生產力的專家，根據你的觀察，關於生產力常見的迷思是什麼？

□首先，尤其是新手主管常有這種感覺，他們常覺得需要看起來很忙的樣子。那是一個迷思。他們並不需要自己做所有的事情，事實上，這反而會使員工士氣低落。因為如果主管做了員工該做的事情，那麼員工會想，我為什麼還需要用心做事呢？反正主管自己就會做了。

另一方面，員工常認為，主管給他們的每一件事都很重要，現在必須立刻完成，但這不是真的。然而這是一個普遍的假設，除非主管對於什麼重要、什麼不那麼重要、什麼事根本不重要，說得很清楚，否則團隊會自動假定一切都需要立即完成。

■你在書中強調，時間管理的重點不只是時間管理，指的是什麼？

□在這個時代，我們大多人都是知識工作者，我們的工作是思考、創新、創造和執行，不再是體力勞動，而是關於腦力的勞動。

重點在於，我們如何在有限的時間內有最好的表現。在今天的環境，重點不只是時間管理，而是如何做出最高價值的決策，如何集中注意力，以及如何保持能量。因此，我們必須做好五個選擇。

保持能量的五個選擇

選擇一就是，做重要的事，而不被緊急事物左右；選擇二，追求卓越，而不甘於平庸。這兩個選擇的重點是如何做出最高價值決策，如何決定什麼最重要，什麼有點重要，而什麼不重要？

選擇三是，先安排你的大石頭，而不是處理碎石；選擇四，掌控科技，而不要讓科技掌控你。這兩點是關於如何在干擾中保持專注。

選擇五是，點燃你的熱情，而不要過勞。這是關於能量管理。我們每天面對很多事，大腦試圖做出一百萬個決定，而不管這些決定重不重要，因此我們的注意力越來越分散。所以我們真正要做的是，集中注意力，針對真正重要的事採取行動。

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