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丟掉投影片的開會法

EMBA雜誌396期 / EMBA雜誌編輯部
2019.08.01

 

專案負責人輪流上台,唸著投影片,向大家報告專案的進度,底下的人邊聽邊打呵欠……。這種行禮如儀的會議方式,在公司每天上演。


一般來說,這種會議只有單向的溝通,較無法讓團隊集思廣益,激盪新的創意。想要提升公司會議的成效,可以拋開投影片,改用備忘錄。


加速夥伴顧問公司(Acce-leration Partners)創辦人葛列哲(Robert Glazer)在領英網站(LinkedIn)指出,幾年前,他發現亞馬遜(Amazon)的主管和員工開會,不是使用投影片,而是使用備忘錄。他們開會時,不會有一個人照著投影片唸,而是團隊在會議開始前,一起看報告的備忘錄。


抱著半信半疑的態度,葛列哲也嘗試用備忘錄開會。他讓團隊在會議正式開始前,先看備大家的備忘錄。等到會議開始,團隊就進一步討論。若是遇到比較大型的會議,則會事前發放備忘錄給團隊,讓大家事先準備,到會議上直接展開討論。


現在,用備忘錄開會,已成為葛列哲團隊開會的常態。每次開會時,團隊會把主要時間花在解決問題、對話、辯論上,而不是用大半的時間聽別人唸投影片。


葛列哲的團隊運用這樣的方式開會後,他發現了以下五個優點:


1.效率。團隊成員在會議開始前看備忘錄,因此開會時,每個人腦中都已有基本資訊,這能讓團隊很快進入狀況,直接討論。如此一來,便能縮短會議時間,得到更好的成果。


2. 問更好的問題,進行更好的討論。團隊在看備忘錄的同時,也會在腦中思考要討論的議題,以便能在會議中提出想法。因此,會議上提出的問題往往更加深入,更能啟發大家思考,討論也更加熱絡。


3. 每個人都有機會發言。一般而言,開會時最受矚目的人,往往是聲音最大,或是投影片做得最精彩的人。透過備忘錄,所有團隊成員都有機會表達,分享他們的想法,藉此激盪最好的點子和策略。


4. 策略思考。為了寫出一張備忘錄,團隊成員必須掌握數據和資料,清楚呈現重點。此外,和在投影片上呈現數據資料不同的是,備忘錄上除了要呈現重點,還必須下結論。在現今快速發展的數位時代裡,人們往往缺乏策略思考能力,而寫備忘錄就是一個練習的好機會。


5.按照時間順序記錄點子和決定。有人缺席會議時,備忘錄可以提供他們背景知識以及內容,以確保每位團隊成員都跟上進度。此外,你也可以將這些備忘錄存檔,新增到公司的內部系統,變成可搜尋的資料,以便在未來回顧,或是作為員工訓練的材料等等。


使用備忘錄開會,能讓團隊更聰明的思考,並記錄下公司的進展,大大改變公司開會的方式,提升會議的效益。

 

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