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主管如何知道該知道的

EMBA雜誌352期 / EMBA雜誌編輯部

 

四十幾年前,知名管理學者明茲伯格(Henry Mintzberg)即已指出,資訊是管理工作的中心,主管最重要的角色(從監督到發言),都圍繞著資訊。


對於永遠沒有足夠時間的高階主管來說,如何知道應該知道的資訊?為了找出答案,尼可里尼(Davide Nicolini)等三位學者,鎖定產業新資訊不斷出現的醫療院所,近距離觀察了七位執行長的每日工作,為期長達兩年。


他們在史隆管理評論(MIT Sloan Management Review)指出,一個人的資訊會固定經過某些管道進來,這套「個人知識基礎建設」(personal knowledge infrastructure)包含三大部份:例行做法、人際關係、工具科技。


首先,在例行做法的部份,研究中的每位執行長都有一些自己的習慣,例如,每天早上起床會收看晨間新聞、中午喜歡到員工餐廳用餐,和經常參加業界活動等。


其次,在人際關係的部份,研究中的執行長,在公司內外都有自己小心打造的策略性人際關係。一個人的社交網絡是長期積累的資產,從老同事、以前的員工,到工作上的合作夥伴都是。


他們發現,有些執行長非常呵護人際關係,會定期跟重要的人脈碰面用餐。他們會經常跟核心的人脈網絡互動討論,以幫助自己篩選過濾和確認資訊,在點跟點之間連結出線來。他們不只運用人際關係蒐集資訊,也解讀資訊。


最後,在科技工具的部份,電子郵件、產業報告和社交媒體等,都歸於這個部份。然而,科技跟新工具不是萬靈丹,有時候,簡單的老方法更重要,像是跟顧客談話或者跟董事互動。


三位學者表示,沒有所謂最理想的「個人知識基礎建設」模式,好壞端賴個人喜好與公司現況而定,並非一成不變。


最後他們建議,主管可以依照以下六個步驟,改進「個人知識基礎建設」:


1.分析目前的做法。自己有哪些例行做法、運用什麼工具,以及維持何種關係。


2.檢視這些做法是否符合眼前目標。問自己,我希望成為什麼樣的主管?我偏愛的工具與做事方法為何?我希望組織朝哪個方向前進?


3.請同事、導師或教練觀察你,並且幫助你觀察自己,以及自我反省。


4.在可信的同儕團體中,討論比較每個人的異同。


5.擬定一個計畫,在一定時間內重新打造與改進自己的「個人知識基礎建設」。


6.實行計畫,並持續學習。例如,每兩個月固定與同儕團體聚會一次。

 
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