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不再忙亂,不再救火

專心做對的事

EMBA雜誌366期 / EMBA雜誌編輯部
2017.02.21

 

總是忙著處理各種突發狀況,和別人的需求?永遠沒有時間完成真正重要的工作?在競爭激烈的時代,大多數主管都面臨一項挑戰:

如何將有限的時間與資源,投入在真正有價值的事情上。想要不再忙亂救火,專心做對的事情,主管該掌握哪些要點?

 

「我每天大部分的時間都在忙各種大大小小的突發狀況和救火。」
 

「每天都有太多的需求上門,我根本沒有足夠時間做我最重要的工作。」
 

「我做了很多不是我職務份內的事,但我的上司根本不知道我的貢獻。」
 

你內心是否常有這樣的吶喊?環顧周遭,這些正是你的團隊成員共同的心聲?
 

在高度競爭時代,絕大多數主管都面臨一個共同的困境:工作需求,和個人擁有的時間、精力之間,存在嚴重的落差。需要扮演的角色太多,不斷上門的需求太多,各種專案需要推動,再加上不斷冒出的各種問題,你的資源、注意力根本不足以應付各種挑戰。
 

在這種永遠存在的落差中,很多主管如同在玩拋接多顆球的雜耍,忙亂不已。他們天天花很多時間應付上門需求,追趕截止期限,當檢視結果時,卻發現真正創造的產出和進展並不多。
 

普華永道顧問公司(PWC)資深顧問索斯圖林(Jesse Sostrin)指出,對個人來說,想打破忙亂的工作生活型態,關鍵在於,選擇專注於那些能讓你做出最獨特貢獻、對公司影響最大的工作;對公司來說,高績效的關鍵則在於,公司的各階層主管和員工都能專心做對的事。
 

什麼是對的事呢?簡單地說,就是每一個人能夠為公司貢獻最大的事。
 

這句話說來簡單,做起來卻極難無比。請先試著回想你過去一週的行事曆,主要完成的事情有哪些?事實上,如果依照為公司創造的價值高低,將工作分類,很多主管絕大多數的時間,都放在價值最低的日常營運工作上,而與策略、創新、營運改善等價值較高的工作,或發展人才等重要而不緊急的事情,幾乎很少出現在主管的行程上。有一位高階主管曾說,他花在決定一項重大專案是否存廢的時間,甚至還比不上花在討論今年公司賀卡樣式的時間。
 

發掘「職務中的職務」
 

此外,在很多公司,儘管多項職務都有職務說明,列出工作的職責與目標,但很多主管和員工都有一個困擾:常有非職務說明中的工作找上門,或是常發現自己必須做非職務說明中載明的工作。
 

索斯圖林在「主管的兩難」(The Manager’s Dilemma)一書指出,想達到目標,推動進展,首先,你必須思考你「職務中的職務」(job-within-the-job)。隨著環境變化和公司策略的改變,工作者必須了解,眾多工作中真正的重點工作,以及雖然沒有列在職務說明,卻必須扮演的角色和責任。
 

索斯圖林提供以下三個步驟,幫助工作者扮演好自己的角色:
 

1.深掘

探索你對公司真正的價值
 

如下列附表,首先思考三組問題。每一組中的第一個問題,跟職務說明的表面期望有關;第二個問題則是深入探索,幫助你把你所做的事轉化為貢獻的價值。

附表:思考你「職務中的職務」
 

哪一句話最能描述你的職務角色?

□哪一句話可以呈現你對團隊或公司的最重要功能?

 

■哪些事務及活動佔用你最多的時間?

□你的貢獻當中,哪些對你的團隊最有價值?

 

■妨礙你做出最佳發揮的常見障礙是什麼?

□在達成目的和貢獻價值的過程中,你常遭遇哪些意外挑戰?

 

來看看一家中型行銷科技公司的技術長,如何使用這三組問題進行深掘分析:
 

「表面上,我的職責是確保滿足我們公司的技術需求,協助每個事業單位營運。但實際上,我的重要角色是:預期事業單位的技術需求有什麼變化,確保我們能夠立即提供它們所需要的技術解決方案。」
 

「參加會議、發送資訊電子郵件、應付緊急情況,這些事務佔用了我的大部分時間,但我更有價值的貢獻是,使其他人擺脫危機模式,花時間做情境規劃分析,以幫助他們預期需求變化。為了避免天天忙於應付緊急情況,我必須和各單位領導人建立更深入的關係,以幫助他們溝通需求。我的最大貢獻是在公司的策略執行中,建立信心與穩定性。」
 

「妨礙我做出最佳發揮的日常挑戰是,我經常被動地反應種種突發狀況,忙於處理短期事務,導致我在推動長期目標方面的進展有限。而且,因為我總是忙於被動反應,我的團隊也變成如此。因為過度忙於這類日常事務,導致我忽視長程規劃的策略重要性,侵蝕了我們事業夥伴的信心。」
 

思考並回答這六個問題,開始突顯這位技術長的「職務中的職務」,看出他對公司最有價值的貢獻是什麼,以及妨礙他做出貢獻的障礙或挑戰是什麼。
 

2.向外看

和上司、部屬、重要關鍵人清楚溝通

 

本文未完,全文請見EMBA雜誌366期

 

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