提升決策品質，從好好開會開始

千萬別讓一種人來開會，那就是「觀光客」。他們就是那些只想來會議室裡坐坐，卻不想扮演角色，承擔責任的人。除此之外，要開好會議，還應該注意什麼？

大大小小會議一個接著一個，常常要忙到下午六點才能坐下來思考自己工作的事情。這是否也是你的心聲？會議的目的是幫助公司決策，但在許多公司，開會不僅不能有效解決問題，反而成為干擾工作的因素。

麥肯錫公司最近一項問卷調查顯示，六一％的主管認為，公司的會議討論品質不佳、缺乏效率，讓人頭痛；只有三七％的受訪者認為，自己的組織決策明快，能及時解決問題。

「會議成效來自於想清楚開會的目的，以及妥善規劃。」麥肯錫顧問史密特（Aaron De Smet）這麼說道。想改變會議拖累工作的困擾，史密特與其他兩位麥肯錫顧問，在麥肯錫季刊（McKinsey Quarterly）上建議，主管在開會前應先做功課，問自己以下三個問題：

Q1:這個會議真的有必要召開？

「刪去法」絕對是提升生產力最有效的一招。建議先從例行性會議開始思考，試想，這些經常性的會議是不是絕對必要？省下這些開會的時間，是不是反而讓決策更有效率？

某家公司定期召開成長小組會議和執行小組會議，兩組會議不少成員重疊，會議主題往往極其類似，但只在執行小組會議當中才會決議。因為成長小組會議是鼓勵主管發想與討論新事業相關問題，再交由執行小組會議決定後續執行方向。但這樣的做法造成成長小組會議的性質形同空談，越來越難以觸及主題。

之後，公司注意到會議主題不明的問題想加以改善，但又碰上會議的決策權責不明，開會總是議而不決的問題，久而久之，只討論卻不決定，成為公司組織文化，會議的效率越形惡化。

史密特指出，主管應站在公司角度思考，人力資源能否好好運用，與資金需妥善配置一樣重要。如果例行會議確有必要，不妨與其他主管討論，開會的週期是否合適？原本每週一次是否能改成兩週一次即可？為改善議而不決的情況，是不是每次會議都授權由某位與會成員，擔任最後拍板定案人？但指定授權並不表示不需要徵詢其他人意見，只是為便於達成決議，不需要全體與會者都同意才能定案。

Q2:會議的目的到底為何？

會議當然都有主旨，但人們其實很少深入思考，開會的目的到底是為分享資訊、討論，還是要決定什麼事情？定位不明，造成大家花很多時間開會，卻無法得到令人滿意的結果。

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